Debitorenlaufzeit - Kennzahl zur Liquiditätssituation

Mit der Debitorenlaufzeit wird der durchschnittliche Zeitraum von der Rechnungsstellung bis zum tatsächlichen Zahlungseingang dargestellt. Anders ausgedrückt, wird dargestellt, wie lange es im Mittel dauert, bis Kunden, die Debitoren, ihre Rechnungen bezahlen. Solange Rechnungen nicht bezahlt werden, stellen sie Forderungen dar und sind für ein Unternehmen zumindest latent problematisch, da es zu Ausfällen und Verzögerungen kommen kann, was zu Liquiditätsproblemen und höheren Kosten, etwa für die Finanzierung, führt. Die Debitorenlaufzeit sollte kleiner bzw. maximal gleich der Kreditorenlaufzeit sein. Ist sie deutlich länger, deutet das meist auf Probleme im Forderungsmanagement hin. 

Die Debitorenlaufzeit fließt in Bonitätsbewertung und Rating von Unternehmen ein. Der Gegenpol der Debitorenlaufzeit ist die Kreditorenlaufzeit. Kreditoren sind die Lieferanten eines Unternehmens. 

Debitorenlaufzeit: Definition und Formel

Die Formel für die Debitorenlaufzeit lautet:

In einigen Fällen wird mit 365 Tagen gerechnet, allerdings ist die Berechnung mit Banktagen (360 Tage) üblicher. Die durchschnittlichen Forderungen werden aus dem laufenden und dem Vorjahr ermittelt. Die Umsatzerlöse werden aus dem laufenden Jahr berechnet.

Beispiel zur Berechnung der Debitorenlaufzeit

Ein Unternehmen hat durchschnittliche Forderungen von 94,70 Mio. Euro und einen Umsatz von 585,48 Mio. Euro. Damit ergibt sich folgende Debitorenlaufzeit.

Die Zahlen stammen aus folgendem Jahresabschluss >>. Die durchschnittlichen Forderungen wurden aus der aktiven Bilanzposition II. Forderungen des Bilanzierungsjahres und des Vorjahres berechnet, Umsatzerlöse aus der GuV-Position 1. In den Umsätzen ist für die Mehrwertsteuer ist ein fiktiver Wert enthalten, da hierzu keine genauen Angaben vorliegen.

Welche Besonderheiten sollten bei Berechnung und Interpretation beachtet werden?

Die ausgewiesene Debitorenlaufzeit ist ein Mittelwert. Wenn es im Schnitt z.B. 35 Tage dauert, bis Kunden ihre Rechnungen begleichen, wird es in den meisten Fällen so sein, dass einige Kunden früher zahlen, z.B., wenn sie Skonto in Anspruch nehmen, und bei anderen Kunden dauert es noch länger bis sie zahlen, etwa 45 oder 50 Tage. Daher muss ein Unternehmen seinen Fokus immer auf die Kunden setzen, die ihre Fristen versäumen.

Forderungen kommen in der Regel aus dem Sammelkonto der Debitorenkonten, deshalb stellen die Salden Bruttowerte dar. Bei den Umsätzen der GuV handelt es sich hingegen um Nettowerte. Daher müssen entweder die Forderungen als Netto- oder die Umsätze als Bruttowert angesetzt werden. Meist ist es einfacher, die Umsätze als Bruttowerte bzw. zuzüglich Mehrwertsteuer auszuweisen.

Unternehmen mit hohen Umsatzanteilen in der EU sollten überlegen, ob sie ein separates Sammelkonto für Forderungen gegenüber der EU einrichten, da diese Umsätze regelmäßig keine Mehrwertsteuer enthalten. So ist eine differenziertere Analyse der Debitorenlaufzeit möglich. 

In der Praxis ist zudem die stichtagsbezogene Berechnung, nicht die mit Durchschnittswerten, verbreitet. Noch mehr Aussagekraft erhält die Debitorenlaufzeit zudem, wenn man die Kennzahl unterjährig bildet, z.B. je Quartal oder Monat. Dann lässt sich besser und schneller erkennen, ob und wie sich das Zahlungsverhalten der Kunden verändert. Bei Quartalen muss dann mit 90 und bei Monaten mit 30 Tagen gerechnet werden. Die Durchschnittswerte müssen dann über zwei Quartale bzw. Monate berechnet werden. 

Richtwert - Wie hoch soll/darf die Debitorenlaufzeit sein?

Die Debitorenlaufzeit ist stark branchenabhängig und übliche Werte müssen ggf. bei den jeweiligen Branchen- oder Fachverbänden erfragt werden. Das klassische Zahlungsziel in Deutschland liegt bei 30 Tagen, im Ausland können die Ziele schon mal 60 bis 90 Tage oder mehr betragen. Große Handelsketten haben in ihren Verträgen häufig ebenfalls Zahlungsziele bis 90 Tage formuliert. 

Allerdings lassen sich für den eigenen Betrieb individuell durchaus günstige Werte ableiten: Die durchschnittliche Laufzeit sollte möglichst nah am Standard-Zahlungsziel des Betriebes liegen. Werden Kunden im Mittel beispielsweise 30 Tage Zahlungsziel gewährt, sollte die Debitorenlaufzeit möglichst nicht mehr als 31-32 Tage betragen. Und im Vergleich zu den Vorjahren sollte sie sinken oder sich zumindest stabil entwickeln. Dabei gilt grundsätzlich: Je kürzer Zahlungsziel und Debitorenlaufzeit, desto günstiger für den Betrieb, da sich die Liquidität verbessert, die Kosten geringer sind und die Risiken von z.B. Ausfällen reduziert werden. 

Gibt es Auswirkungen auf anderen Kennzahlen?

Gute oder schlechte Ausprägungen der Debitorenlaufzeit verändern entsprechend auch andere Kennzahlen, z.B. den (operativen) Cashflow, das Working-Capital, Liquiditätsgrade, die Kapitalquoten, den Return oder Investment (ROI) oder den Return on Capital employed (ROCE).

Welche Ursachen für schlechte oder schlechter werdende Ausprägungen gibt es?

Für eine Verschlechterung der Debitorenlaufzeit sind fast immer Mängel im Forderungsmanagement und der Organisation eines Unternehmens verantwortlich. Unter Forderungsmanagement ist nicht nur das Mahnwesen zu verstehen, das in vielen Betrieben nicht systematisch betrieben wird. Hierunter fallen bereits die Vertragsgestaltung, in der auch ohne Mahnung festgeschrieben werden kann, ab wann ein Kunde ohne Mahnung in Verzug gerät. Zudem werden im Vorfeld keine oder nur sporadisch Bonitätsauskünfte eingeholt, mit denen sich feststellen lässt, ob ein neuer Kunden zu den verlässlichen Schuldnern gehört. Auch Fehler in Vertragsverhandlungen bzw. wenig intensive Verhandlungen können dazu führen, dass man mit Kunden keine Verkürzung der Zahlungsziele vereinbart. 

Welche ausgewählten Möglichkeiten gibt es, die Kennzahlenausprägung zu verbessern?

Unternehmen haben vor allem folgende Möglichkeiten, die Debitorenlaufzeit zu verbessern: 

• Forderungsmanagement verbessern, z.B. bei Vertragsgestaltung, Bonitätsprüfungen und Mahnwesen, Vergabe von Kreditlimits (Zahlungszielen, Kauf auf Rechnung) nur, wenn der Kunde stets pünktlich zahlt. „Pünktlichzahler“ können am Ende des Jahres zusätzlich mit einem kleinen Bonus für den ersten Kauf im Folgejahr belohnt werden. Zudem sollte es möglichst nur Standard-Zahlungsbedingungen geben, und lediglich in seltenen Ausnahmen Abweichungen hiervon geben. Beispielsweise kann als Standard-Zahlungsziel 20 Tage vereinbart werden und längere Ziele werden nur guten Kunden gewährt, die lange kaufen und immer pünktlich zahlen. Kunden sollte zudem konsequent Kosten und Zinsen für Verzug berechnet werden. Bei den Kosten können pauschal ohne Nachweis bis 40 Euro angesetzt werden. Höhere Werte sind nur gegen Nachweis möglich. Bei den Zinsen können Unternehmen für den Verzugszeitraum gewerblichen Kunden den Basiszins der Bundesbank (Basiszinssatz nach § 247 BGB | Deutsche Bundesbank) plus 9%, bei privaten Kunden plus 5% in Rechnung stellen. Achtung: Gewerbliche Kunden geraten ohne weitere Mitteilung automatisch nach 30 Tagen in Verzug, bei Privatkunden muss darauf explizit in der Rechnung hingewiesen werden.
• Kunden können per Avis ein paar Tage vor Fälligkeit daran erinnert werden, dass er die Rechnung in den kommenden Tage begleichen muss. 
• Zudem lassen sich Kunden in Klassen einteilen, etwa nach Kunden mit hoher, mittlerer und eher schlechter Bonität. Abhängig von der Einstufung können unterschiedliche Zahlungsmodalitäten vereinbart werden. Kunden mit guter Bonität dürfen uneingeschränkt auf Rechnung kaufen (hohe Kreditlinie), Kunden mit mittlerer Bonität so lange, wie sie pünktlich zahlen und bei Kunden mit schlechter Bonität muss man auf Vorkasse, Barzahlung oder Lastschrift bestehen. 
• Rechnungen unmittelbar nach der Leistungserbringung erstellen und versenden, nicht nur ein- oder zweimal pro Monat. Je länger der Zeitraum, der zwischen Leistungserbringung und Rechnungsstellung liegt, desto schlechter für die Liquidität, weil mehr Zeit vergeht, als mit der Debitorenlaufzeit offiziell ausgewiesen wird. 
• Factoring, also den Verkauf zumindest einzelner Forderungen, prüfen und nutzen.
• Verbesserung der Abstimmung zwischen Vertrieb und Buchhaltung. Wenn der Vertrieb z.B. von Standardzielen abweichende Vereinbarungen trifft oder einem Kunden im Ausnahmefall eine Verlängerung gewährt, muss das die Buchhaltung wissen, damit nicht ungerechtfertigter Weise gemahnt wird. Umgekehrt muss die Buchhaltung den Vertrieb informieren, wenn ein Kunde in Verzug gerät, damit dieser ggf. mit Hinweis auf die Probleme die Zahlungsbedingungen gegenüber dem Kunden anpasst.

 

FAQ / Häufige Fragen zur Debitorenlaufzeit

Was ist die Debitorenlaufzeit?
Als Debitorenlaufzeit wird der Zeitraum bezeichnet, der von der Rechnungsstellung bis zum Zahlungseingang vergeht. Es wird also dargestellt, wie schnell die Rechnungen eines Unternehmens durch die Kunden beglichen werden. Je länger die Debitorenlaufzeit, desto schlechter für die Liquidität eines Unternehmens. 

Welche Debitorenlaufzeit ist gut?
Die Debitorenlaufzeit ist stark branchenabhängig. Grundsätzlich gilt, dass sie möglichst nicht länger sein sollte als das Standard-Zahlungsziel in einem Unternehmen. Im Verlauf mehrerer Jahre sollte sie sinken. Nicht zuletzt sollte darauf geachtet werden, dass sich Debitoren- und Kreditorenlaufzeit möglichst entsprechen und die Debitorenlaufzeit nicht kleiner ausfällt. 

Wie wird die Debitorenlaufzeit berechnet?
Durchschnittliche Forderungen / (Umsatzerlöse + MwSt.)* 360 Tage. Es kann auch mit 365 Tagen gerechnet werden. Üblicher ist aber die dargestellte Berechnung mit Banktagen.

Was führt zu einer schlechteren Debitorenlaufzeit?
Meist sind Mängel im Forderungsmanagement, etwa bei der Vertragsgestaltung, beim Mahnwesen oder in der Verhandlung mit Kunden für Verschlechterungen der Debitorenlaufzeit verantwortlich. Hinzu kommen ggf. der Verzicht auf Bonitätsprüfungen oder Kommunikations- und Abstimmungsprobleme im Unternehmen. 

Wie kann die Debitorenlaufzeit verbessert werden?
Die Debitorenlaufzeit lässt sich vor allen Dingen durch eine Systematisierung und den Ausbau des Forderungsmanagements verbessern, etwa, in dem Verträge mit konkreten Zahlungsmodalitäten abgeschlossen, möglichst nur standardisierte Zahlungsbedingungen vereinbart, Kunden auf Bonität geprüft oder Rechnungen zeitnah gestellt werden. Auch die Verbesserung der Abstimmung von Vertrieb und Buchhaltung trägt zu einer günstigeren Debitorenlaufzeit bei.

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letzte Änderung J.E. am 16.05.2023 Autor:  Jörgen Erichsen

Autor:in

Herr Jörgen Erichsen Jörgen Erichsen ist selbstständiger Unternehmensberater. Davor hat er in leitenden Funktionen in Konzernen gearbeitet, u.a. bei Johnson & Johnson und Deutscher Telekom. Er ist Autor von Fachbüchern und -artikeln rund um Rechnungswesen und Controlling. Außerdem ist er als Referent zu diesen Themen für verschiedene Träger tätig. Beim Bundesverband der Bilanzbuchhalter und Controller (BVBC) leitet Jörgen Erichsen den Arbeitskreis Controlling.

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