Die Beschäftigung mit Controlling wirft unweigerlich Fragen auf. Welche Bereiche sind hiervon überhaupt betroffen, welche Instrumente sollen zum Tragen kommen und wie sind die einzelnen Instrumente aufeinander abzustimmen? Diese Fragen versucht unter anderem die Controlling-Forschung zu beantworten. Branchenunabhängig wird hier an Philosophien, Modellen und Systemen gearbeitet. Während in anderen Branchen theoretische Ansätze längst in praxistaugliche Systeme überführt wurden, könnte man in der
Immobilienwirtschaft fast den Eindruck gewinnen, dass allein der Begriff Controlling bei vielen Praktikern Fluchtinstinkte auslöst.
Obwohl im Hinblick auf Wohnungsunternehmen schon vor einem Jahrzehnt explizit postuliert wurde: „Es wird...wohl kein Weg an der Einführung und Anwendung [des Controlling] vorbeigehen…“ (Bach, Hansjörg 2000, S. 286) ist offensichtlich, dass
Controlling in der immobilienwirtschaftlichen Praxis keine bedeutende Rolle spielt. Viele Praktiker wissen nicht, was Controlling überhaupt bedeutet. Es ist weder einheitlich defi niert, noch existiert eine einheitliche Philosophie, geschweige denn ein einheitliches Modell oder System. Auch neuerliche Veröffentlichungen mit explizit immobilienwirtschaftlichem Hintergrund konnten diesen Zustand nicht nachhaltig verändern.
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Immobilienwirtschaftliche Praxis und Controlling
Möglicherweise liegt das angespannte
Verhältnis zwischen Controlling und immobilienwirtschaftlicher Praxis darin begründet, dass mit Controlling
strategische Fragestellungen betroffen sind, dass es hier nicht nur um Instrumente, sondern auch um übergeordnete Zielvorstellungen geht. Die inhaltliche Beschäftigung mit dieser Thematik scheint nicht sonderlich beliebt zu sein. "Manche Führungskräfte in Immobilienunternehmen scheuen die Auseinandersetzung mit strategischen Fragestellungen und flüchten sich stattdessen ins Tagesgeschäft", wie der GdW dazu bemerkt (GdW 2006, S. 4).
Die immobilienwirtschaftliche Praxis für das
gering ausgeprägte Controlling-Verständnis allein verantwortlich zu machen, greift jedoch zu kurz. Tatsache ist, dass auch innerhalb der Controlling-Forschung widerstreitende Ansichten über Definitionen und Begrifflichkeiten bestehen. Der Versuch einer Konsensbildung innerhalb der scientific community (vgl. Küpper, Hans-Ulrich, Weber, Jürgen und Zünd, Andre 1990, S. 281 ff.) blieb ohne spürbare Konsequenz (vgl. Weber, Jürgen und Schäffer, Utz 2000, S. 109 ff.). Es ringen jedoch nicht nur die verschiedenen Vertreter des Controlling um ein gemeinsames Verständnis, auch namhafte Autoren legen in der von ihnen selbst entwickelten bzw. vertretenen
Controlling-Definition eine bisweilen erstaunliche Flexibilität an den Tag.
Der wissenschaftliche Diskurs um eine einheitliche Definition entzündet sich vor allem an der Problematik, dass die verwendeten Controlling-Funktionen keine Abgrenzung von bereits etablierten betriebswirtschaftlichen Fachbereichen erlauben. Wenn zum Beispiel die Informationsversorgung nun als Controlling-Funktion reklamiert wird, obwohl sie gemeinhin als Funktion des traditionellen Rechnungswesens gilt, sehen sich die Vertreter des Rechnungs wesens Usurpationstendenzen ausgesetzt. Ähnliche Gefühle mögen die Vertreter des Fachbereichs Organisation hegen, wenn nun die Koordinationsfunktion als Begründung für die Eigenständigkeit des Controlling bemüht wird, obwohl diese als theoretische Fundierung der Organisationsforschung seit langem etabliert ist.
Der wissenschaftliche Streit um Begrifflichkeiten und Definitionen zum Zwecke der Abgrenzung von anderen Fachbereichen ist für die immobilienwirtschaftliche Praxis jedoch gänzlich unerheblich. Entscheidend ist vielmehr, aus der Controlling-Forschung ein plausibles und
für Wohnungs- und Immobilienunternehmen taugliches Modell abzuleiten.
Immobilienwirtschaftliches Controlling
Das wäre eine Aufgabe für den GdW und seine Mitgliedsverbände. Mit Wirtschaftsplänen,
Portfolio- und
Risiko-Management-Systemen sind von den Verbänden und anderen Anbietern lediglich unterschiedliche Einzelinstrumente entwickelt worden. Aufgerufen wären auch die Anbieter immobilienwirtschaftlicher IT Systeme. Buchhaltungssysteme werden neuerdings als
ERP-Systeme bezeichnet.
ERP steht dabei für
Enterprise Resource Planning, sprich: für Planung und Verwendung der Unternehmensressourcen (Kapital, Betriebsmittel und Personal).
Wenn unter einem ERP-System eine komplexe Anwendungs-Software zur Unterstützung der Ressourcenplanung eines gesamten Unternehmens zu verstehen ist, stellt sich die Frage, warum gerade der Bereich
Unternehmensplanung von den bekannten
immobilienwirtschaftlichen ERP-Systemen nicht oder nur unzureichend abgedeckt wird. Die Verantwortlichen aus der Immobilienwirtschaft sind daher gezwungen, auf unterschiedliche externe und / oder auf
selbst erstellte ITLösungen zurückzugreifen. Die mit unterschiedlichen IT-Systemen einhergehende Problematik (Schnittstellen, Dateneingabe, Datenbrüche etc.) ist bekannt. Führende IT-Anbieter schätzen die Marktchancen für immobilienwirtschaftliche Controlling-Lösungen als gering ein. Meiner Ansicht nach unterschätzen sie dabei die Wirkung:
- fehlender klarer Definitionen von Controlling,
- fehlender immobilienwirtschaftlicher Controlling-Konzeptionen,
- fehlender integrierter immobilienwirtschaftlicher Gesamtlösungen und -systeme,
- vieler unterschiedlicher Anbieter von unterschiedlichen Teillösungen, Instrumenten etc.,von Wohnungs- und Immobilienunternehmen (KonTraG, HGrG, Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung, orporate Governance),
- der Unsicherheit über die "richtige" Controlling-Lösung,
- verschärfter gesetzlicher Anforderung an die Zukunftsfähigkeit
- erschwerter Finanzbedarfsdeckung (Basel II),
- fehlender Kenntnis darüber, wie Controlling die Aspekte 6 und 7 beeinflusst.
Unabhängig von gesetzlichen Vorgaben sind viele Praktiker schon jetzt an umfassenden Softwarelösungen interessiert, die neben dem eigentlichen Rechnungswesen alle controlling-relevanten Funktionen abdecken. Um den oben genannten Aspekten 6 und 7 voll gerecht werden zu können, werden kurz- bis mittelfristig alle Immobilienunternehmen nach Controlling-Lösungen Ausschau halten müssen. Anliegen dieses Artikels ist es daher, Anregungen für eine einheitliche immobilienwirtschaftliche Controlling-Sicht zu geben. Dazu wird aus der Controlling-Forschung ein theoretisches Controlling-Modell ausgewählt und den immobilienwirtschaftlichen Besonderheiten angepasst. Neben der
Skizzierung der Controlling-Teilsysteme erfolgt die Benennung immobilienwirtschaftlich relevanter Controlling-Instrumente.
Controlling-Ansätze – Entwicklungsgeschichte
Die Anfänge des Controlling fokussierten sich zunächst auf den Bereich Information. Diese von Müller entwickelte
informationsorientierte Controlling-Konzeption beschäftigt sich zum Beispiel vorzugsweise mit der Erzeugung, Bereitstellung und Abstimmung wichtiger Informationen (vgl. Müller, Wolfgang 1974, S. 683 ff.). Die Unternehmensleitung soll hier mit entscheidungsrelevanten Daten versorgt werden. Dazu zählen der Aufbau einer aussagekräftigen
Kostenrechnung,
Wirtschaftlichkeits- und
Renditeanalysen sowie
Investitionsbeobachtungen. Hierbei handelt es sich um die Weiterentwicklung des traditionellen Rechnungswesens (Unternehmensrechnung). Entscheidend ist dabei, dass die systeminternen Instrumente nicht auf ein Zielsystem, sondern auf den Verwender ausgerichtet sind.
Abbildung 1: Informationsorientierter Controlling-Ansatz Abbildung
Koordinationsorientierter Controlling-Ansatz
Als Weiterentwicklung legt die koordinationsorientierte Konzeption den Fokus auf die
Abstimmung von Planung, Kontrolle und Informationsversorgung als gleichberechtigte Aufgaben. Aufgrund ihrer Komplexität bedürfen Planung und Kontrolle einerseits einer Abstimmung innerhalb dieser beiden Führungsfunktionen, andererseitssind Planung 872 Management und Kontrolle auch mit dem Informationssystem abzustimmen. Eine sinnvolle Planung und Kontrolle kann zum Beispiel nicht unabhängig von Rechnungswesen-Daten oder daraus abgeleiteter Kennzahlen vorgenommen werden.
Als
strategisches Controlling-Konzept erfolgt hier die Berücksichtigung eines Zielsystems. Die Planung und Steuerung bestimmter Maßnahmen erfolgt immer in Abstimmung mit den übergeordneten Zielen. Mittels
Soll-Ist-Vergleichen wird die Zielerreichung turnusmäßig beobachtet, um im Bedarfsfall frühzeitig korrigierende Eingriffe zu ermöglichen. Neben der reinen Ergebniskontrolle wird bei auftretenden Abweichungen eine genaue
Ursachenanalyse vorgenommen. Diese Sichtweise macht Horváth zur Grundlage seines Controlling-Ansatzes(vgl. Horváth, Péter 1990, S. 110 ff.).
Abbildung 2: Koordinationsorientierter Controlling-Ansatz
Die erweiterte koordinationsorientierte Controlling-Konzeption beinhaltet die vorgenannten Sichtweisen, geht jedoch gleichzeitig darüber hinaus. Koordiniert werden hier nicht nur die Führungsteilsysteme Planung, Kontrolle und Information, sondern auch Organisation und Personal. Diese Sichtweise geht auf Küpperzurück. Nach Analyse der gängigen Führungsdefinitionen identifiziert Küpper folgende Bestandteile eines Führungssystems (vgl. Küpper, Hans-Ulrich 1990, S. 787):
Abbildung 3: Führungsteilsysteme
Die erweiterte koordinationsorientierte Controlling-Konzeption beinhaltet die vorgenannten Sichtweisen, geht jedoch gleichzeitig darüber hinaus. Koordiniert werden hier nicht nur die Führungsteilsysteme Planung, Kontrolle und Information, sondern auch Organisation und Personal. Diese Sichtweise geht auf Küpperzurück. Nach Analyse der gängigen Führungsdefinitionen identifiziert Küpper folgende Bestandteile eines Führungssystems (vgl. Küpper, Hans-Ulrich 1990, S. 787):
Abbildung 4: Erweiterter koordinationsorientierter ControllingAnsatz
Informationsbedarfsermittlung und -
verwendung sowie
Informationsbeschaffung und -
abstimmung haben sich als Funktionen des Controlling etabliert (vgl. Müller, Wolfgang 1974, S. 683 ff. sowie Reichmann, Thomas 2006, S. 13). Analoges gilt für die zielorientierte Ausrichtung von Planungs-, Steuerungs- und Kontrolltätigkeiten. Diese Tätigkeiten sind originäre
Führungstätigkeiten, die wiederum mit Hilfe bestimmter Planungs-, Steuerungs- und Kontrollinstrumente ausgeübt werden (vgl. Horváth, Péter 1990). Ebenso unstrittig ist die der
Organisationsforschung entliehene Feststellung, dass es die durch Arbeitsteilung bedingte Zerschneidung und Verselbständigung notwendig macht, Personen, Systeme, Tätigkeiten und Abläufe aufeinander abzustimmen, sprich: zu koordinieren. Dies gilt auch für das Führungssystem. Die Aufsplitterung des Führungssystems in einzelne Führungsteilsysteme, die wiederum aus eigenständigen
Führungsinstrumenten bestehen, macht eine Koordination derselben erforderlich (vgl. Küpper, HansUlrich 1990, S. 792 f.). [...]
Die
Koordinationsfunktion wird von führenden Vertretern des Controlling als zentrale Controlling-Aufgabe verstanden (vgl. Horváth, Péter 1990, Küpper, Hans- Ulrich 1990 und Weber, Jürgen 1991). Mit den abgeleiteten Funktionen Anpassung und Innovation wird zudem darauf abgestellt, dass nicht nur die innerbetriebliche Koordination im Fokus steht, sondern auch die Koordination mit der Umwelt durch Anpassung und aktiven Beeinflussung (Innovation) Berücksichtigung finden muss (vgl. Küpper, Hans-Ulrich 1990, S. 790). Die in der Theorie genannten Funktionen haben alle ihre Berechtigung. Eine Beschränkung auf ausgewählte Funktionen scheint für die immobilienwirtschaftliche Praxis nicht zielführend zu sein. Eine Zusammenfassung der genannten Funktionen bietet folgende Abbildung.
Abbildung 5: Controlling-Funktionen mit immobilienwirtschaftlicher Relevanz
Immobilienwirtschaftliche Controlling-Konzeption: Modell
Die hier vorgeschlagene
Controlling-Konzeption für die Immobilienwirtschaft verwendet den erweiterten koordinationsorientierten Controlling-Ansatz von Küpper als theoretische Basis. Für eine immobilienwirtschaftliche Betrachtungsweise stellt sich nun die Frage, was die einzelnen Führungsteilsysteme beinhalten, wenn das theoretische Konzept auf die Immobilienwirtschaft übertragen wird. Ein
immobilienwirtschaftliches Zielsystem unterscheidet sich im Grundsatz nicht von denjenigen anderer Branchen. Es beinhaltet Unternehmensvision, Unternehmensstrategie, taktische Ziele und operative Ziele. Die Ausgestaltung der Ziele ist jedoch sachzieldominanter, da der Gewinn als alleiniges Oberziel oftmals zu kurz greift.
Im Bereich des Informationssystems ist die Immobilienwirtschaft aufgrund der Standortbezogenheit ihrer Produkte von externen demografischen Daten, wie zum Beispiel
Bevölkerungsentwicklung und
Wohnungsnachfrageentwicklung, wesentlich stärker beeinflusst, als andere Branchen. Das Rechnungswesen, die Kosten- und Leistungsrechnung oder das Berichtswesen sind analog zu anderen Branchen wichtige Informationsquellen. Das Planungs- und Kontrollsystem ist auch in der Immobilienwirtschaft daszentrale Führungsteilsystem. Vom Portfolio-Management mit integrierter bautechnischer Beurteilung des Wohnungsbestandes, der daraus resultierenden Modernisierungs- und Instandhaltungsplanung, der Investitionsrechnung über die Übernahme dieser Pläne in eine integrierte Bilanz-, Wirtschafts- und Finanzplanung wird hier der Bogen bis hin zu Risiko-Management und Kontrolle gespannt.
Die Grundsätze der Organisation gelten für die Immobilienwirtschaft ebenso wie für andere Branchen. Im Kern geht es um die
Zerlegung von Aufgaben und ihre
zielorientierte Koordination. Angesprochen sind hier die Organisationsstruktur, die Verantwortungs- und Kompetenzverteilung, die Stellenbildung sowie die darausresultierenden Prozessabläufe und Kommunikationskanäle. Das Personalführungssystem beinhaltet Personalplanung, Personalauswahl und Personalentwicklung. Aus Controlling-Sicht entscheidend sind hier vor allem die Koordinationsinstrumente Zielvereinbarungssystem, Personalbeurteilungssystem sowie Leistungsorientiertes Vergütungssystem.
Folgende Abbildung verdeutlicht das Gesamtkonzept. Es beinhaltet die einzelnen Führungsteilsysteme und alle immobilienwirtschaftlich relevanten Führungsinstrumente innerhalb der jeweiligen Führungsteilsysteme (vgl. Dietrich, Peter 2005 bzw. 2009, S. 62 bzw. S. 66). In diese immobilienwirtschaftliche Controlling-Konzeption können grundsätzlich alle als notwendig erachteten und als zielführend betrachteten Instrumente der betriebswirtschaftlichen Teildisziplinen
Abbildung 6: Immobilienwirtschaftlicher Controlling-Ansatz
Das Planungs- und Kontrollsystem benötigt dazu einen
Informationsrahmen, der die Planung mit unternehmensinternen und -externen Rahmendaten versorgt. Indem die einzelnen Planungs- und Kontrollschritte systemisch integriert sind, wird sichergestellt, dass datentechnisch von der bautechnischen
Bestandsaufnahme der Bogen über das
Portfolio-Management, die integrierte
Bilanz-,
Wirtschafts- und
Finanzplanung
bis hin zur Kontrolle mit den
Soll-Ist-Abweichungen und dem
Risiko-Management gespannt wird.
Beispielsweise beinhalten die in Abbildung 9 angeführten
Planungs- und
Kontrollinstrumente sämtlich sowohl
Planungs- und
Kontrollelemente
als auch Elemente des Zielsystems,zum Beispiel in Form von Strategien beim Portfolio-Management oder in Form von Kosten der Maßnahmeziele in der integrierten Bilanz-, Wirtschafts- und Finanzplanung. Die Verknüpfung zwischen den Instrumenten wird zum Beispiel dadurch sichergestellt, dass Bilanz-, Wirtschafts-, Finanz- und Investitionsplan, Plan-Spartenerfolgsrechnung, Plan-Cashflow, Plan-BAB, Plan-Kennzahlensystem sowie die geplante Bestandsdatenveränderung und Soll-IstAbweichung in einem einzigen Instrument vereint sind.
Die Verknüpfung mit der
Darlehensplanung erfolgt durch direkte Integration genauso wie die Auswirkungen und Konsequenzen der geplanten Ziele in Form von Kennzahlen in das Risiko-Management einfließen. Koordination und Integration zwischen den
Führungsteilsystemen
werden beispielsweise durch Zielvereinbarungen erreicht, die aus den Ergebnissen der integrierten Bilanz-, Wirtschafts- und Finanzplanung resultieren. Wenn zum Beispiel innerhalb der
Planung für Verkaufsmaßnahmen bestimmte Preise unterstellt werden, können diese als Zielvereinbarung in Form von Preisuntergrenzen festgeschrieben werden. Ein analoges Vorgehen bietet sich im Bereich
Instandhaltung /
Modernisierung an. Mit den verantwortlichen Mitarbeitern werden die aus der Planung resultierenden Instandhaltungs- und Modernisierungsbudgets besprochen und die Maßnahmen dann im zeitlichen Ablauf als Ziele festgelegt.
erschienen in : Taschenbuch für den Wohnungswirt 2011, S. 65 ff..
Download des vollständigen Beitrages:
Immobilienwirtschaftliches Controlling – Vorschlag einer einheitlichen Konzeption
letzte Änderung D.P.D.
am 15.11.2021
Autor:
Dr. Peter Dietrich
Bild:
Dr. Peter Dietrich
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Autor:in
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Herr Dr. Peter Dietrich
Dr. Peter Dietrich, Diplom-Kaufmann, wurde am 20. Juli 1967 in München geboren. Seit 1995 in Prüfung und Beratung von Wohnungsunternehmen tätig, versucht der Autor praktische Beratungsarbeit mit wissenschaftlichen Erkenntnissen zu verknüpfen. Darauf aufbauend entwickelte er ein umfassendes wohnungswirtschaftliches Controlling-System.
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