Excel-Tipp: Forecast-Berechnung mit den Funktionen Schätzer und Trend

Der Controller muss für einen Bericht den Ist-Umsatz in einen Forecast für das laufende Jahr hochrechnen, um seiner Geschäftsführung einen möglichen Jahresumsatz zu präsentieren. Hierfür stehen ihm die geplanten Umsätze zur Verfügung, welche als Ausgangsbasis dienen.


Abb. 1 Plandaten – Umsatz (zum Vergrößern anklicken)

Um einen Trend bzw. eine mögliche Hochrechnung zu bestimmen, benötigt der Controller die aktuellen Ist-Zahlen. Diese kann er zum Beispiel aus der Buchhaltung oder vom Vertrieb erhalten. In diesem Beispiel liegen dem Controller die Ist-Daten vom Januar bis zum Mai vor, welche er in seiner Tabelle erfasst. Um ein aktuelles Jahresergebnis im Plan und Ist zu sehen, nutzt er zunächst eine einfache SUMME-Funktion. Formel:

Zelle B19: =SUMME(B7:B18)
Zelle C19: =SUMME(C7:C18)
Zelle D19: =SUMME(D7:D18)
…


Abb. 2 Plan- und Ist-Daten vom Umsatz (zum Vergrößern anklicken)

Excel bietet dem Controller verschiedenste Mittel, eine Hochrechnung (Forecast) zu erstellen. In diesem Tipp werden Ihnen vier Varianten vorgestellt. In allen Methoden muss beachtet werden, dass für den Januar keine Vorschau berechnet werden kann, da hierfür die Ist-Zahlen fehlen.

In der ersten Variante wird die Excel-Funktion SCHÄTZER verwendet. Diese errechnet einen Schätzwert mit Hilfe eines linearen Trends. Für dieses Beispiel wurden eine Vorschauspalte und eine Monatsspalte eingefügt. Die Monatsspalte wird für die weiteren Funktionen benötigt und je Funktion um eine Spalte nach rechts kopiert. In der Monatsspalte sind nur die Zahlen von 1 bis 12 eingetragen.

In Spalte D sind folgende Formeln enthalten:

Zelle D7: =WENN(C7="";0;C7)
Zelle D8: =WENN(C8="";SCHÄTZER(E8;$D$7:D7;$E$7:E7);C8)
Zelle D9: =WENN(C9="";SCHÄTZER(E9;$D$7:D8;$E$7:E8);C9)
…

Die WENN-Funktion überprüft, ob ein Ist-Wert vorliegt. Wenn die Prüfung WAHR ergibt, bedeutet das, dass kein Ist-Wert vorhanden ist und die Formel berechnet einen Schätzwert.

Als zweite Variante kann der Controller die TREND-Funktion nutzen. Wie auch SCHÄTZER berechnet TREND einen Wert aus einem linearen Trend. Der Vorteil in dieser Funktion ist die Unterstützung komplizierter mathematischer Formeln.

Die Formeln in Spalte E sind dafür:

Zelle E7: =WENN(C7="";0;C7)
Zelle E8: =WENN(C8="";TREND($E$7:E7;$H$7:H7;H8);C8)
Zelle E9: =WENN(C9="";TREND($E$7:E8;$H$7:H8;H9);C9)
…

Der Aufbau von TREND ist identisch mit SCHÄTZER. TREND bietet die Option einen Bereich von X-Werten zu wählen im Gegensatz zu SCHÄTZER.

Als dritte Variante zur automatischen Ermittlung von Schätzwerten für die Vorschaurechnung kann die VARIATION-Funktion genutzt werden. Diese berechnet nicht wie SCHÄTZER und TREND einen linearen Anstieg, sondern einen exponentiellen. Hierdurch fallen die Forecast-Werte höher aus als bei den beiden anderen Varianten. Die Formel, die in diesem Beispiel verwendet wird, hat ebenfalls eine WENN-Funktion, um zu prüfen, ob Ist-Werte vorliegen.

Die Formeln für Spalte F lauten wie folgt:

Zelle F7: =WENN(C7="";0;C7)
Zelle F8: =WENN(C8="";VARIATION($F$7:F7;$H$7:H7;H8);C8)
Zelle F9: =WENN(C9="";VARIATION($F$7:F8;$H$7:H8;H9);C9)
…

Neben den bisher vorgestellten Varianten gibt es natürlich auch die Möglichkeit, eine eigene Funktion zu entwickeln. Der Controller könnte zum Beispiel den Mittelwert der bisherigen Ist-Umsätze mit der geplanten Umsatzveränderung multiplizieren und somit die Vorschauwerte bestimmten.

Eine mögliche Formel wäre zum Beispiel in Spalte G:

Zelle G7: =WENN(C47="";0;C47)
Zelle G8: =WENN(C48="";MITTELWERT($G$47:G47)*(B48/B47);C48)
Zelle G9: =WENN(C49="";MITTELWERT($G$47:G48)*(B49/B48);C49)
…

Die letzte Abbildung zeigt die vier Varianten im Vergleich, die ein Controller zum Beispiel nutzen könnte, um Vorschauwerte oder auch Plandaten zu ermitteln.


Abb. 3 Hochrechnungen im Vergleich (zum Vergrößern anklicken)

Die hier gezeigten Werte und Funktionen sind nur Beispiele. Die Formeln können natürlich erweitert oder in anderen Berichten und Auswertungen verwendet werden.


Die Beispieldatei Forecast-Berechnung können Sie hier herunterladen >>

Informieren Sie sich regelmäßig über neue Excel-Tipps  und Excel-Tools
in unserem monatlich erscheinenden  >>Newsletter<<.

letzte Änderung Alexander Wildt am 09.09.2019

Autor:in

weitere Fachbeiträge des Autors | Forenbeiträge