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Vorteile und Grenzen von Excel im Controlling

Stefanie Rabe
MS Excel ist fester Bestandteil im Werkzeugkasten vieler Controller. Das Programm bietet Anwendern zahlreiche praktische Möglichkeiten und Funktionen. Es dient dazu, Daten auszuwerten und zu analysieren sowie Reports und Diagramme zu erstellen. Auf den ersten Blick bietet Excel Controllern viele Vorteile. Es gibt aber auch Fälle, in denen Anwender mit dem Programm schnell an Grenzen stoßen.

Vorteile von Excel

  • Den Entwicklern von Excel ist es hervorragend gelungen, die Komplexität des Programms zu verbergen. Trotzdem ist in Excel viel Funktionalität enthalten und es bietet Controllern viele Möglichkeiten und Funktionen.
  • Grundsätzlich bietet Excel eine intuitive Benutzerführung und es ist leicht und verständlich aufgebaut. Anwender können sofort loslegen und sie erhalten recht schnell erste Ergebnisse. Man benötigt nicht viel Erfahrung oder Vorkenntnisse, um seine Arbeiten einfach zu automatisieren.
  • Excel und Controlling verbindet das Denken in Zahlen und Tabellen. Sobald also etwas berechnet werden muss, werden Konzepte im Controlling nachvollziehbar. Das Programm bietet außerdem im  Gegensatz zum Taschenrechner den Vorteil, dass die erstellten Rechenmodelle mehr als einmal angewendet werden können.


Grenzen von Excel

Excel kann zwar viel, aber nicht alles. Manchmal stoßen Controller mit dem Programm auch an Grenzen.
  • Konsistenz: Es ist keine Seltenheit, dass im Programm falsche Zahlen auftauchen. Schuld daran sind häufig fehlerhafte Funktionen. Manchmal treten solche Inkonsistenzen aber auch durch nachträgliche Anpassungen auf. Meist gestaltet sich die Fehlersuche dann extrem kompliziert und es ist sehr aufwendig, nachträgliche Änderungen vorzunehmen.
  • Komplexität: Viele Controller stoßen an ihre Grenzen, weil Excel zu komplex ist. Meist fängt alles mit einer kleinen, einfachen Lösung an. Wird diese später um etwas erweitert, oder wird an anderer Stelle etwas hinzugefügt, traut man sich nach gewisser Zeit kaum noch, etwas daran zu ändern.
  • Kommunikation: Wenn viele Mitarbeiter an einer gemeinsamen Lösung arbeiten, sollten sie gleichzeitig auf die Modelle zugreifen können. In mittleren und größeren Unternehmen arbeiten meist mehrere Personen an denselben Planungsmasken. Deren Ergebnisse müssen verlässlich sein. Da in Excel jedoch viele Tätigkeiten manuell durchgeführt werden müssen, steigt damit auch die Anfälligkeit für Fehler.
  • Kapazität: Excel ist nicht dafür konzipiert, große Datenmengen zu verarbeiten. Deshalb sollte das Programm besser nicht als Datenbank missbraucht werden, andernfalls darf man sich nicht über Performance-Probleme beklagen. Excel funktioniert am besten, wenn mit  einfachen Datenstrukturen und wenigen Datensätzen gearbeitet wird.

Fazit: Sinnvolle Software-Alternativen im Controlling

Controller stoßen mit Excel meist dann an Grenzen, wenn es um konzeptionelle Fragen geht, bzw. wenn das Programm für etwas verwendet wird, für das es grundsätzlich eigentlich gar nicht ausgelegt ist. Bei wem das der Fall ist, der kann für das firmeninterne Controlling alternativ auch auf eine spezielle Unternehmenssoftware zurückgreifen.

Praktische und benutzerfreundliche Software-Lösungen werden Unternehmen mittlerweile von verschiedenen Anbietern zur Verfügung gestellt, zum Beispiel von der Firma Lexware ( zum Produkt). Mit einem solchen Programm lassen sich mit nur wenigen Klicks umfangreiche Auswertungen und Berichte erstellen, die die Grundlage für wichtige Unternehmens-Entscheidungen bilden – ohne langwierige Einarbeitungszeit. Egal ob BWA, Kundenumsätze oder Preisgestaltung,  Controller haben so jederzeit die wichtigsten Kennzahlen ihres Unternehmens im Blick.

Darüber hinaus ermöglicht eine moderne Datenbanktechnologie von mehreren Arbeitsplätzen aus parallelen Zugriff auf den zentralen Datenstamm. Jede Änderung oder Aktualisierung, die vorgenommen wird, ist so sofort für alle Controller verfügbar.




letzte Änderung E.R. am 25.08.2024
Autor:  Stefanie Rabe

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