Projektcontrolling – Aufgabenschwerpunkte in unterschiedlichen Projektphasen

Mit Excel-Beispieldatei

Jörgen Erichsen
 

In vielen Unternehmen werden Aufgaben in Projektform erledigt. Um diese erfolgreich umsetzen zu können, ist sowohl eine fachlich kompetente Umsetzung durch eine gute Projektleitung als auch eine fundierte betriebswirtschaftliche Unterstützung durch das Projektcontrolling erforderlich.

Der Beitrag gibt einen Überblick darüber, welche Aufgabenschwerpunkte das Projektcontrolling in den einzelnen Phasen eines Vorhabens typischerweise hat.

Projekte bestehen grds. aus vier Phasen (s. Abb. "Typische Controlling-Aufgaben abhängig von der ProjektphaseGrundlagen" in Projektcontrolling - Definition, Notwendigkeit, Aufgaben):

  1. Definitions- / Vorbereitungsphase,
  2. Planungsphase
  3. Umsetzungsphase
  4. Abschluss- und Nachbetrachtungsphase

wobei der Übergang zwischen den Phasen fließend sein kann und es nicht immer trennscharfe Abgrenzungen gibt.

1. Definitions- und Vorbereitungsphase

Auslöser von Projekten können interne Planungen sein, etwa die Erweiterung des Geschäftsbetriebs oder Produktentwicklungen. Extern tragen oft Kundenanfragen zur Projektbildung bei, etwa, wenn eine Maschine individuell entwickelt werden soll.

In der Definitionsphase wird entschieden, ob und unter welchen Voraussetzungen ein Projekt umgesetzt werden soll. Dazu müssen konkrete Projektziele formuliert werden. Zum anderen werden eine Wirtschaftlichkeitsrechnung oder Nutzenbetrachtung benötigt, deren Durchführung vom Controlling begleitet wird. Und es muss geklärt werden, welche Ressourcen erforderlich sind, ob sie im eigenen Haus vorhanden bzw. verfügbar sind oder ob man Leistungen extern zukaufen muss.

Projektziele genau beschreiben und festlegen

Mit das Wichtigste für den Projekterfolg ist, genau zu beschreiben, was mit dem Vorhaben erreicht werden soll. Stehen die Ziele nicht fest bzw. gibt es Interpretationsspielraum, ziehen sich die Unklarheiten durch das gesamte Projekt und die Wahrscheinlichkeit, dass es erfolgreich umgesetzt werden kann, sinkt erheblich. Folgende Aspekte sollten unbedingt berücksichtigt werden:
  • Beschreibung des Hauptziels, z.B. neuen Vertriebsstandort aufbauen.
  • Konkretisierung des Ziels, z.B. Standort in X-Stadt bis Ende 20xx eröffnen.
  • Festlegung weiterer Rahmenbedingungen, z.B. Verantwortlichkeiten, Teammitglieder, IT-Systeme, Zusammenarbeit mit Controlling, Berechtigungen, Budgetrahmen.

Die Formulierung der Ziele und Randbedingungen stellt ein gemeinsames Verständnis bei Teammitgliedern und im Unternehmen her. So erhöhen sich Akzeptanz und Motivation; gleichzeitig können Unsicherheiten minimiert werden. Wichtig ist, dass die Ziele nicht nur den direkt Beteiligten und der Geschäftsleitung kommuniziert werden, sondern der gesamten Belegschaft. Können mit dem neuen Standort z.B. neue Kunden und Marktanteile generiert werden, sollte verdeutlicht werden, dass der Standort hilft, Arbeitsplätze zu schaffen oder zu sichern.

Konzeptpapier erstellen und Inhalte erfassen

Im Anschluss an die Zieldefinition wird ein Konzeptpapier erstellt, um die wichtigsten Projektinhalte festzuhalten. Es sollten mindestens folgende Punkte festgehalten werden:
  • Projektname, -nummer, ggf. Projektart (z.B. Kunden-, Organisationsprojekt)
  • Kurzbeschreibung (Inhalt), Anlass, Problemstellung, ggf. Alleinstellungsmerkmale (Was macht man selbst besser als z.B. Wettbewerber? Was ist der besondere Nutzen gerade dieses Vorhabens?)
  • Zielsetzung sowohl für Kunden als auch für Unternehmen
  • Darstellung der Bedeutung / des Nutzens des Projektes für das Unternehmen
  • Fundierung Wirtschaftlichkeitsrechnung, u.a. mit Umsatz- und Kosten-, Liquiditätsplanung, Kalkulation, Projektergebnis/Nutzen
  • Lösungsbeschreibung für die Umsetzung
  • Erkennbare Projektrisiken und Aufzeigen von Möglichkeiten zur „Entschärfung“
  • Abgrenzung zu anderen Projekten, etwa, wenn mehrere Standorte eröffnet werden
  • Laufzeit und grobe Meilensteine.
  • Erfahrungen, die bereits gemacht wurden, im Unternehmen vorhandene Produkte, Module/Software u.ä., die genutzt werden können.

Aufgabe des Controllers in der Definitionsphase ist es v.a., den Projekteiter so zu beraten, dass eine schnelle und reibungsarme Vorbereitung möglich ist. Die eigentliche Zielformulierung und die Beschreibungen kommen vom Projektleiter. Bei komplexen Vorhaben oder Technologieprojekten kommt hinzu, dass sich Controller inhaltlich in das Projekt einarbeiten müssen. Zwar müssen sie keine technischen Details oder alle Arbeitsschritte kennen. Allerdings sollten sie Funktionsweise und Nutzen z.B. eines späteren Produkts oder einer Software sowie die möglichen Differenzierungsmerkmale gegenüber Konkurrenzprodukten kennen und einschätzen können. Nur so sind sie in der Lage, während der Projektrealisierung feststellen zu können, ob z.B. ein erhöhter Mitteleinsatz tatsächlich erforderlich oder ob eine Zeitverzögerung bei der Entwicklung unvermeidbar war.

Letzte Änderung W.V.R am 01.01.2023

Autor(en): Jörgen Erichsen
Für Premium-Mitglieder frei Login zum Weiterlesen Mitglied werden

Bleiben Sie auf dem Laufenden mit unserem Newsletter

Tragen Sie sich für den kostenfreien und unverbindlichen Newsletter von Controlling-Portal.de ein und erhalten Sie jeden Monat aktuelle Neuigkeiten für Controller. Wir informieren Sie über neue Fachartikel, über wichtige News, aktuelle Stellenangebote, interessante Tagungen und Seminare. Wir empfehlen Ihnen spannende Bücher und geben Ihnen nützliche Excel-Tipps. Verpassen Sie nie mehr wichtige Diskussionen im Forum und stöbern Sie in Software-Angeboten, die Ihnen den Arbeitsalltag erleichtern. Beispiel-Newsletter >>

Jetzt Newsletter gratis erhalten

Premium-Stellenanzeigen



Eigenen Fachbeitrag veröffentlichen? 

Sie sind Autor einer Fachpublikation oder Entwickler einer Excel-Vorlage? Gern können Sie sich an der Gestaltung der Inhalte unserer Fachportale beteiligen! Wir bieten die Möglichkeit Ihre Fachpublikation (Fachbeitrag, eBook, Diplomarbeit, Checkliste, Studie, Berichtsvorlage ...) bzw. Excel-Vorlage auf unseren Fachportalen zu veröffentlichen bzw. ggf. auch zu vermarkten. Mehr Infos >>

Kommentar zum Fachbeitrag abgeben

Nur registrierte Benutzer können Kommentare posten!

Controlling- Newsletter

Neben aktuellen Neuigkeiten für Controller und neu eingegangene Fachartikel, informieren wir Sie über interessante Literaturtipps, Tagungen , Seminarangebote und stellen Ihnen einzelne Software- Produkte im Detail vor.
Werden Sie jetzt monatlich über
neue Fachbeiträge, Controlling-Tools und News informiert! Zur Newsletter-Anmeldung >>

Über 3.000 Artikel und Vorlagen

Community_Home.jpg






Werden Sie Mitglied in einer großen Controller-Community (fast 12.000 Mitglieder!) und erhalten Zugriff auf viele Inhalte und diskutieren ihre Fragen im Controlling-Forum.

Sehen Sie hier die neuesten Fachbeiträge >>

Eine neue Stelle?

Mit dem Studium fertig, Umzug in eine andere Region, Aufstiegschancen nutzen oder einfach nur ein Tapetenwechsel? Dann finden Sie hier viele aktuell offene Stellen im Controlling.
Zu den Stellenanzeigen >>

Zukunft_Aussicht_Menschen_Fernglas_pm_prometeus_315.jpg

Sie suchen einen Controller? Mit einer Stellenanzeige auf Controlling-Portal.de erreichen Sie viele Fachkräfte. weitere Informationen >>

KLR-Begriffe von A bis Z

A-C   D-F   G-I   J-L   M-R   S-U   V-Z 

Testen Sie ihr Wissen mit unseren Aufgaben und Lösungen im Bereich Kostenrechnung >>

Sie haben eine Frage?

Ratlos_Verwirrt_pm_RainerPlendl_400x275.jpg

Nutzen Sie kostenfrei das Forum für Controller und und diskutieren ihre Fragen zu Controlling-Themen.

Riesen- Ressource

Auf Controlling-Portal.de sind bereits über 1.500 Fachbeiträge veröffentlicht und ständig kommen neue dazu.

Zu den neuesten Fachbeiträgen >>
Zu den derzeit meistgelesenen Fachbeiträgen >>
Zu den Premium-Beiträgen >>

Sie möchten auch einen Fachbeitrag hier veröffentlichen? Dann erhalten Sie hier weitere Informationen >>

Amüsante Glosse

Zweifel_Denken_Frau_Brille_pm_luckyraccoon_400x300.jpg

Erfolgreiche Unternehmer einer Kleinstadt treffen sich regelmäßig im örtlichen Golfclub und diskutieren mit Ihrer Lieblingskellnerin und BWL-Studentin Pauline betriebswirtschaftliche Probleme. Amüsant und mit aktuellem Bezug geschrieben von Prof. Peter Hoberg.

Zur Serie "Neulich im Golfclub" >>

Sie möchten sich weiterbilden?

mann-treppe-up-karriere_pm_pressmaster_B10716345_400x300.jpg

In unserer Seminar-Rubrik haben wir einige aktuelle Seminar- und Kurs-Angebote für Controller, u.a. auch Kurse zum Controller / IHK zusammengestellt.

Talentpool - Jobwechsel einfach!

HR-Bewerbung-Digital_pm_yupiramos_B123251108_400x300.jpg

Tragen Sie sich kostenfrei im Talentpool auf Controlling-Portal.de ein und erhalten Jobangebote und Unterstützung beim Jobwechsel durch qualifizierte Personalagenturen.

Buch-Tipp


kennzahlen.png Kennzahlen-Guide für Controller- Über 200 Kennzahlen aus Finanzen, Personal, Logistik, Produktion, Einkauf, Vertrieb, eCommerce und IT.
Jede Kennzahl wird in diesem Buch ausführlich erläutert. Neben der Formel wird eine Beispielrechnung aufgeführt. Für viele branchenneutrale Kennzahlen stehen Zielwerte bzw. Orientierungshilfen für eine Bewertung zur Verfügung. Für die genannten Bereiche hat die Redaktion von Controlling-Portal.de jeweils spezialisierte Experten als Autoren gewonnen, die auf dem jeweiligen Gebiet über umfangreiche Praxiserfahrung verfügen. 
Preis: ab 12,90 Euro Brutto mehr >>

Controlling-Software gesucht?

controlling_Dashboard_pm_ml12nan_B9707546_400x300.jpg

Verschaffen Sie sich hier einen Überblick >>
Anzeige
Excel-Vorlage: RS Controlling System

Stellenanzeigen

Leiter*in (m/w/d) für das Sachgebiet Finanz- und Rechnungswesen
Das Max-Planck-Institut für biologische Kybernetik in Tübingen forscht an der Aufklärung von kognitiven Prozessen auf experimentellem, theoretischem und methodischem Gebiet und ist eines der Max-Planck-Institute der Max-Planck-Gesellschaft. Zum 1. Oktober 2025 suchen wir in unbefristeter Anstellu... Mehr Infos >>

Teamleitung Finanzbuchhaltung (m/w/d)
Sie sind ein versierter Zahlenexperte mit Führungstalent und suchen eine Aufgabe, in der Ihr Können wirklich geschätzt wird? Das bieten wir Ihnen: Polstermöbel Fischer zählt mit rund 250 Mitarbeitenden zu den großen Polstermöbel-Filialunternehmen in Deutschland mit dem Ziel die Nr. 1 zu sein! Wir... Mehr Infos >>

(Junior) Business Partner* Controlling
Du hast Lust in einer Mannschaft zu arbeiten, für die partnerschaftliches Miteinander an erster Stelle steht? Mit Menschen, die genauso viel Freude an ihrer Arbeit haben wie du? Dann komm zu uns. Die Paul Bauder GmbH & Co. KG in Stuttgart ist seit über 160 Jahren inhabergeführt und Europas führen... Mehr Infos >>

(Production) Controller (m/w/d)
Unsere ausgeprägte Leidenschaft für Live Entertainment, Musicals und Theateraufführungen auf höchstem Niveau ist, was uns bei Stage verbindet. Diese gemeinsame Begeisterung macht aus den vielfältigsten Mitarbeitenden in unterschiedlichsten Jobs ein hingebungsvolles Team: ein echtes „Wir“. Und das... Mehr Infos >>

Leitung Controlling (m/w/d)
Die Stadtwerke Heilbronn GmbH ist ein wachstums­orientiertes Infrastruktur- und Dienst­leistungs­unternehmen. Mit 400 Mitarbeitern erbringen wir Leistungen für die Einwohner der Stadt Heilbronn und die in Heilbronn ansässigen Unternehmen in den Bereichen Wasser­versorgung, Stadtbahn und -bus, Eis... Mehr Infos >>

Controller (m/w/d) − Production Controlling (m/w/d)
LITEF-Produkte sind weltweit in einer Vielzahl von Anwendungen im Einsatz. Unsere Lösungen und Erfahrungen bieten wir Kunden, die dynamische Vorgänge (Beschleunigungen und Drehungen) messen und regeln wollen, Lage und Kurs von Fahrzeugen ermitteln oder navigieren wollen – auf dem Land, in... Mehr Infos >>

Steuerfachangestellter / Finanzbuchhalter (m/w/d)
Die SVG Straßen­verkehrs­genossen­schaft Berlin und Brandenburg eG ist eine von derzeit 15 Straßenverkehrs­genossen­schaften im gesamten Bundesgebiet. Als rechtlich und wirtschaftlich selbständige Genossenschaft sind wir ein Mitgesellschafter der SVG Zentrale in Frankfurt am Main. Sie bündelt und... Mehr Infos >>

Controller (w/m/d) Supply Chain Finance
Techtronic Industries ist weltweit führend in der Herstellung und im Vertrieb von hochwertigen Elektrowerkzeugen für den DIY-Markt und den Profieinsatz sowie von Gartengeräten. Ein strategischer Fokus auf leistungsstarke Marken, innovative Produkte und außergewöhnliche Menschen bestimmt unseren E... Mehr Infos >>

Weitere Stellenanzeigen im Stellenmarkt >>

Folgen Sie uns!

panthermedia_B90564160_patronestaff_310px.jpg

Controlling-Portal auf:
Facebook >> und  Linkedin >>

Viele kostenlose Webinare rund ums Controlling

CoPlanner_Logo_2_RGB_tuerkis_300dpi-controllingportal.jpg
In unseren Webinaren erfahren Sie, wie Sie Ihr Controlling auf ein neues Niveau heben. Neueste Trends, praxisnahe Einblicke und wie Sie Ihre Fähigkeiten optimieren können.  Vom präzisen Forecasting über HR-Controlling bis zur Konsolidierung und integrierten Planung: Die Webinare sind darauf ausgerichtet, Sie zu inspirieren, zu informieren und zu befähigen.     Mehr Infos >>  

JOB- TIPP

Karriere_290px.png
Sind Sie auf der Suche nach einer neuen Herausforderung? Interessante Stellenangebote für Controller finden Sie in der Controlling-Portal Stellenbörse. Immer auf dem Laufenden bleiben und neue Jobangebote mit dem Jobletter automatisch erhalten? Zur Jobletter-Anmeldung >>

Software- Verzeichnis

Projektcontrolling.jpg
Software-Lösungen für ihr Projektcontrolling werden Ihnen im Marktplatzbereich mit detaillierten Informationen vorgestellt. Jedes Produkt wird ausführlich auf einer Detailseite vorgestellt. Ergänzend stehen Produktbroschüren und Casestudys zum Download zur Verfügung. mehr erfahren >> 

Excel-Tools für Controller!

Diagramme_Charts_pm_chormail@hotmail-com_B347361660_400x300.jpg

Über 500 Vorlagen direkt zum Download. Verschaffen Sie sich einen Überblick >>

Software-Tipps

QuoVadis.jpg
Der BusinessPlanner besticht seit Jahren durch seine schnelle und professionelle Umsetzung einer integrierten Unternehmensplanung. Ein besonderer Fokus liegt auf der Integration von Planbilanz und Finanzplan / Cashflow – inklusive transparentem und aussagekräftigem Reporting.
Mehr Informationen >>

LucaNet_simply_intelligent_Logo_RGB.jpg
LucaNet.Planner deckt alle Anforderungen der integrierten Unternehmensplanung, des Reportings und der Analyse ab. Setzen Sie auf eine Software, die Ihnen mit maximaler Transparenz Arbeitsprozesse erleichtert. Mit wenigen Mausklicks passen Sie vorgefertigte Strukturen an Ihre Bedürfnisse an und importieren Ist-Zahlen über fertige Schnittstellen aus Ihrem Vorsystem.  Mehr Informationen >>

idl.png
Die IDL CPM Suite ist eine Software für die Unternehmenssteuerung mit integrierten Applikationen für Konzernkonsolidierung, Finanzplanung, operative Planung, Managementreporting, regulatorisches Berichtswesen und Analyse. Herausragende Usability, hohe Automatisierung und Fachlichkeit zeichnen sie aus. Mehr Informationen >>

Weitere Controlling-Software-Lösungen im Marktplatz >>

Excel-Vorlage SWOT Analyse Dashboard

SWOT-Analyse-mit-Excel.png
In dieser Excel-Vorlage können Sie 4 verschiedene Charts individuell pro Bereich der SWOT Analyse auswählen. Wenn diese zum Einsatz kommt, ist es sehr hilfreich, professionelle Business-Charts zu erstellen, um die jeweilige Situation besser darzustellen.
Mehr Informationen >>

ETF-Rechner

Der ETF-Rechner vergleicht die mögliche Wertenwicklung von ausschüttenden und thesaurierenden Aktien-ETFs zu den eingegebenen Annahmen. Das Excel-Tools funktioniert wie ein Zinseszinsrechner, optimiert auf ETFs!
Mehr Informationen >>

RS Controlling-System für EÜR inkl. Liquiditätsplanung

RS Controlling System.png
Mit dem RS-Controlling-System für Einnahme-Überschuss-Rechnung steuern Sie erfolgreich ihr Unternehmen. Dieses Tool ermöglicht es Ihnen ihr Unternehmen zu planen, zu analysieren und zu steuern. Durch den Soll-/Ist-Vergleich für Ihre Einnahmen-Überschuss-Rechnung können Sie gezielt  Abweichungen analysieren. 
Mehr Informationen >>

Weitere über 400 Excel-Vorlagen finden Sie hier >>

Skript Kostenrechnung

Umfassendes Skript für Studenten, Auszubildende und angehende Bilanzbuchhalter zu allen prüfungsrelevanten Themen aus der Kosten- und Leistungsrechnung als ebook im pdf-Format. Auf 163 Seiten wird alles zum Thema Kostenrechnung ausführlich und verständlich sowie mit vielen Abbildungen und Beispielen erläutert.

Themen:

- Kostentheorie
- Aufgaben und Systeme der Kostenrechnung
- Vollkostenrechnung
- Teilkostenrechnung (Deckungsbeitragsrechnung)
- Plankostenrechnung
- Kurzfristige Erfolgsrechnung
- Prozesskostenrechnung
- Kalkulation im Handel

Zusätzlich zum Skript erhalten Sie umfangreiche Klausuraufgaben und Übungsaufgaben mit Lösungen! Preis 9,90 EUR Hier bestellen >>

Excel TOP-SellerRS Liquiditätsplanung L

PantherMedia_pannawat_B100513902_400x300.jpg
Die RS Liquiditätsplanung L ist ein in Excel erstelltes Werkzeug für die Liquiditätsplanung von Kleinunternehmen sowie Freiberuflern. Die Planung erfolgt auf Basis von veränderbaren Einnahmen- und Ausgabepositionen. Detailplanungen können auf extra Tabellenblättern für z.B. einzelne Projekte oder Produkte vorgenommen werden. 
Mehr Informationen >>

Rollierende Liquiditätsplanung auf Wochenbasis

Dieses Excel-Tool bietet Ihnen die Grundlage für ein Frühwarnsystem. Der erstellte Liquiditätsplan warnt Sie vor bevorstehenden Zahlungsengpässen, so dass Sie frühzeitig individuelle Maßnahmen zur Liquiditätssicherung einleiten können. Gerade in Krisensituationen ist eine kurzfristige Aktualisierung und damit schnelle Handlungsfähigkeit überlebenswichtig. Mehr Informationen >>

Strategie-Toolbox mit verschiedenen Excel-Vorlagen

Die Strategie-Toolbox enthält 10 nützliche Excel Vorlagen, die sich erfolgreich in der Strategie bewährt haben. Alle Tools sind sofort einsatzbereit und sind ohne Blattschutz. Damit können die Vorlagen individuell angepasst werden.
Ideal für Mitarbeiter aus dem strategischen ManagementMehr Informationen>>

Weitere über 400 Excel-Vorlagen finden Sie hier >>

Software-Tipp

Liquiditätsplanung_Fimovi.jpgRollierende Liquiditätsplanung auf Wochenbasis. Mit der Excel-Vorlage „Liquiditätstool“ erstellen Sie schnell und einfach ein Bild ihrer operativen Liquiditätslage für die nächsten (bis zu 52) Wochen. Mehr Infos und Download >>