Im vorangegangenen Teil unserer Serie über die SSBI-Tools habe ich Funktionen beschrieben, welche die Online-Nutzung von Datasets, Reports und Dashboards bietet, wenn die verschiedenen Elemente erst einmal auf den Power BI Service hochgeladen wurden (s. Controlling-Journal 3/2018).
Kurz zusammengefasst lässt sich sagen: Datasets sind bereinigte Daten, die aus unterschiedlichen Quellen stammen, logisch miteinander verknüpft wurden und in denen bereits alle grundsätzlichen Kennzahlen berechnet wurden.
In der
Praxis können dies zum Beispiel die Tabellen sein, die ein Anwender zum Erstellen eines
Soll-Ist-Vergleichs verwendet. Dazu benötigt er eine
Budget-Tabelle, eine weitere mit Actuals und eventuell weitere Tabellen, welche zeitliche, regionale und produktspezifische Dimensionen widerspiegeln. Sind diese Daten auf den Power BI Service hochgeladen, legt der Autor des Datasets dessen
automatisches Aktualisierungsintervall fest.
Nutzer entscheidet, mit wem er Daten teilen will
Danach
entscheidet er, mit welchen anderen Nutzern er die
Datenbasis teilen möchte. Diese Kolleginnen und Kollegen sind anschließend in der Lage, Ihre eigenen Reports auf Basis der vorbereiteten Daten zu erstellen. Sie greifen dazu auf die im Dataset bereits berechneten
Kennzahlen zu, wählen Dimensionen zur Gruppierung der Daten – etwa Jahre, Monate, Quartale oder
Produkt, Produktkategorie, Unterkategorie – und wählen geeignete
Visualisierungen wie Liniendiagramme oder Tabellen, um die Ergebnisse zu veranschaulichen.
Der
Vorteil des Teilens von Datasets liegt auf der Hand: Nicht jeder Nutzer muss mit viel Zeitaufwand Daten zusammenstellen. Die Aktualisierung ist automatisiert. Und die Datenbasis unterliegt einer grundlegenden Qualitätskontrolle, da nur einer beim Bereinigen "den Hut auf hat".
Diese nächste Nutzungsphase, der Report, welcher auf Power BI Service gespeichert ist, enthält folglich
Tabellen sowie
Diagramme, in denen die Daten des Datasets ausgewertet werden, unterlegt mit einem Dataset. Auch solche Reports können mit anderen Nutzern geteilt werden. Der Autor entscheidet, wer Zugriff auf die fertige Auswertung besitzen soll.
Der Vorteil für das Unternehmen und sein Controllingteam wird auch in dieser Nutzungsphase offensichtlich: Er besteht in maximaler
Flexibilität, da der online verfügbare Datenbestand je nach Erkenntnisinteresse in unterschiedlichen Formen ausgewertet und seine Ergebnisse in unterschiedlicher Granularität dargestellt werden kann. Um im Bilde des
Soll-Ist-Vergleichs zu bleiben: Account-Manager unterschiedlicher Business Units generieren aus dem globalen Dataset ihre spezifischen BU-Reports. Das globale Account-Management aber kümmert sich alleine um die globale Perspektive. Die fertigen Reports können wiederum jederzeit von den Mitgliedern der BU-Gruppen benutzt werden (s. Abb.1).
Abb. 1: Soll-Ist-Vergleich als Online-Report auf Power BI Service
Nun kann es aber natürlich sein, dass ein Account-Manager sowohl für das Controlling innerhalb einer
Business Unit verantwortlich ist als auch in das Projekt der globalen Einführung eines neuen Produkts involviert ist. Mit anderen Worten: Er besitzt notwendigerweise Zugriff auf die Reports zweier Benutzergruppen. Und nehmen wir einfach an, in den Reports dieser Gruppen ist er auf mehrere Diagramme und Tabellen gestoßen, die er für ein anstehendes Meeting sehr gut gebrauchen könnte. In diesem Moment schlägt die Stunde des
Power BI Dashboards, der dritten und letzten Nutzungsphase.
Der
Account-Manager wird nun die relevanten Diagramme und Tabellen aus den unterschiedlichen Reports an sein individuelles Dashboard anheften. Dazu klickt er einfach eine Visualisierung an und ordnet sie einem Dashboard zu. Der große Vorteil auf dieser Ebene: Das Dashboard wird automatisch mit den Datasets aktualisiert. Es hilft dem Controller, Entwicklungen in unterschiedlichen Bereichen stets im Auge zu behalten. Außerdem kann er mühelos
zielgruppengerechte Zusammenfassungen verteilter Daten erstellen (s. Abb. 2).
Abb.2: Online-Dashboards bieten eine Telefonansicht zur Prüfung des Layouts
Letzte Änderung W.V.R am 24.07.2023
Autor(en):
Stephan Nelles