Phasen im Projektcontrolling

Projekte werden in mehrere Phasen oder Teilschritte im Projektcontrolling untergliedert. Am häufigsten ist dabei die folgende Aufteilung vorzufinden:

 
Die einzelnen Phasen werden im Folgenden näher beschrieben.

1. Initiierungsphase

Die Projektinitiierung verfolgt das Ziel eine Entscheidungsgrundlage für den Start und die Durchführung eines Projektes zu schaffen. Sie unterteilt sich wiederum in die Beschreibung der Ausgangssituation, die Beschreibung des Projektes, der Grobplanung des Projektes und der Teambildung für das Projekt [1].

Es werden mehrere Vorschläge für die Projektidee diskutiert. Für die Beschreibung der Ausgangssituation wird dann zunächst eine Ist-Analyse der vorliegenden Situation vorgenommen und anhand dieser entschieden ob und in welcher Variante das Projekt initiiert wird. Daraufhin erfolgt der Projektauftrag, der häufig gemeinsam mit der Beschreibung des Projektes einhergeht.

Anhand der Projektbeschreibung wird die Grobplanung für das Projekt erstellt. Diese erfolgt zumeist mittels Lasten- und Pflichtenheft. Darin enthalten sind die Beschreibung der Projektziele, die Festlegung der Hauptaufgaben, die Definition der kritischen Erfolgsfaktoren, der Zeitplan inklusive Start, Ende und Meilensteinen, sowie einer groben Aufwandsschätzung [2].

Nachfolgend erfolgt die Teamzusammensetzung für das Projekt. Dafür werden die Teammitglieder und der Projektleiter ausgewählt und benannt. Als nächstes wird häufig ein Projekt-Kick-Off-Meeting durchgeführt, welches zur Verdeutlichung der Projektziele und des Projektablaufs für die beteiligten Personen dient.

Als Abschluss der Initiierungsphase erfolgt die Anlage eines Projektordners. Dieser dient einer lückenlosen und genauen Dokumentation der Projektarbeit und kann wie folgt aufgeteilt sein:

• Projektbeschreibung
• Projektstrukturplan und Projektorganisation 
• Zeit- und Ressourcenplanung 
• Qualitätssicherung 
• Projektinformations- und Projektkommunikationswesen 
• Projektcontrolling und Berichtswesen 
• Projektabschluss [3]

2. Planungsphase 

Die Planungsphase baut auf der Initiierungsphase auf und setzt mit der Freigabe des Projektes ein. Sie dient dazu, von der Grobplanung der Ziele und Maßnahmen ins Detail zu gehen. Es wird ein Projektstrukturplan (PSP) erstellt, der alle wichtigen Aktivitäten (Leistungen, Termine, Ressourcen und Finanzen) des Projektes erfasst [4]. Das Projekt wird hierbei in planbare und kontrollierbare Einheiten aufgegliedert, welche dann die Grundlage für die Aufgabenverteilung im Projektteam bilden. Nach der Verteilung der Aufgaben innerhalb des Projektteams sollten diese mittels eines Organigramms abgebildet werden [5].

Das bereits in der Initiierungsphase angesprochene Lasten- und Pflichtenheft, kann in der Planungsphase aufgegriffen werden um eine detaillierte Beschreibung der einzelnen Arbeitsschritte vorzunehmen. Das Lastenheft enthält die vom Auftraggeber geforderten Lieferungen und Leistungen, während das Pflichtenheft vom Auftragnehmer erstellt wird und die Umsetzung der Forderungen des Lastenheftes beschreibt [6]. 

In der Planungsphase wird ebenfalls eine Risikobewertung des Projektes vorgenommen. Ergibt sich anhand dieser ein markantes Risiko sind Gegenmaßnahmen von vornherein einzuplanen [7].

Die Zeit- und Kostenplanung sowie die Aufwandsschätzung für ein Projekt sind ebenfalls Teil der Planungsphase. Hierbei wird die Grundlage für das Projektcontrolling gebildet. Zeit- und Kostenplanung sind Bezugsgrößen eines jeden Projektes und weisen einen gegenläufigen Charakter auf. So verursacht eine Terminverkürzung beispielsweise zusätzliche Kosten. Teil der detaillierten Zeitplanung ist die Festlegung von Meilensteinen [8].

Meilensteine, auch Projektfortschrittsstufe genannt, sind durch Ihre Controllingfunktion für Projekte von größter Wichtigkeit. Durch Meilensteine werden die Zwischenetappen eines Projekts bezeichnet, welche häufig mit der Erfüllung eines größeren Projektergebnisses verknüpft sind. Daraus folgert, dass sie kritische Zeitpunkte während der Projektlaufzeit darstellen. So sind sie bewusst an Punkten zu setzen, an denen ein bestimmtes Ereignis während des Projektes eintreten soll, wie z.B. die Beendigung einer Projektphase [9].

3. Realisierungsphase 

Die Realisierungs- oder Durchführungsphase dient der Umsetzung der Projektplanung in die Tat. Dabei soll die zur Zielerfüllung notwendige Leistung erbracht werden [10]. 

Es gilt, umso besser die Planung, desto einfacher ist eine gute Umsetzung. Im wesentlichen erstrecken sich die Aufgaben des Projektmanagements und Projektcontrollings über die folgenden Bereiche:

• Anleiten und führen der Teammitglieder, 
• die Zusammenarbeit der Teammitglieder koordinieren, 
• Projektbesprechungen durchführen, 
• Informationssammlung und Berichterstattung. 
• Zusätzlich das Treffen von Entscheidungen, welches jedoch der Projektleitung allein vorbehalten ist [11].

Wesentlich für den Erfolg des Projektes ist die stetige Überwachung und Dokumentation des Projektablaufs, da mittels dieser mögliche Abweichungen festgestellt werden können. Der Projektcontroller hat folglich in der Realisierungsphase ebenfalls die Aufgabe, die Einhaltung der Meilensteine zu überprüfen [12].

Im Falle von Verschlechterungen bzw. Abweichungen der beeinflussbaren Plandaten, sind durch das Projektcontrolling Korrekturmaßnahmen einzuleiten. Für die Umsetzung der Korrekturmaßnahmen sind die am Projekt beteiligten Teammitglieder verantwortlich. Es kann unter Umständen auch zu einer Veränderung der Investitionsplanung kommen, so dass bei deutlicher Verschlechterung der Plandaten im Projektverlauf, das Budget verkleinert werden kann, um größere Investitionsausfälle zu verhindern [13]. 

3. Abschluss- und Bewertungsphase 

In der letzten Projektphase erfolgt der Projektabschluss. Ziel der Bewertungsphase ist es, Erkenntnisse für zukünftige Projekte aus dem abgeschlossenen Projektverlauf zu gewinnen. Die Bewertung erfolgt hierbei durch eine Soll-Ist-Analyse. Anschließend wird ein Projektabschlussbericht verfasst, der alle relevanten Daten und Analyseergebnisse enthält. Abschlussberichte können gesammelt und in einer Erfahrungsdatenbank aufbewahrt werden, um die gewonnen Erfahrungen gezielt für zukünftige Projekte einsetzen zu können. Bei der Erstellung des Abschlussberichtes wird vorrangig auf die folgenden Aspekte eingegangen:  

Kategorie	Beschreibung
Zielerreichung	Welche Ursachen gab es für Abweichungen welche Korrekturmaßnahmen wurden ergriffen, mit welcher Wirkung?
Termineinhaltung	Ursachenanalyse für Terminabweichungen, ergriffene Korrekturmaßnahmen, mit welcher Wirkung?
Personaleinsatz	Vorhandene Schwachstellen in der Verfügbarkeit, der Qualifikation, den Kompetenzen, der Motivation?
Budgeteinhaltung (Geld, Manpower)	Ursachenanalyse für Abweichungen vom Budget, Wirkung von Korrekturmaßnahmen?
Methoden und Tools	Erfolgte der Einsatz von vorhanden Methoden und Tools?
Qualität der Zusammenarbeit im Team	Funktionierte die Kommunikation? Welche Konflikte traten auf, wie wurden sie gelöst?
Exkalationsprozesse	Falls angewendet: Prozess und Wirkung?
Allgemeines Fazit	Welches Prädikat verdient der Prozess und das Ergebnis des Projekts?

Abb. 1: Übersicht der Erfahrungssicherung, Quelle: vgl. portal.maurer-management-services.de/

Nach der Übergabe des Abschlussberichtes an den Auftraggeber, wird das Projektteam aufgelöst. Erfahrungsgemäß erfolgt in regelmäßigen Abständen ein Treffen der unternehmensinternen Projektleiter um allgemein relevante Erfahrungen zu berichten und auszutauschen und diese in nachfolgende Projekte einzubinden.

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Fußnoten:
[1], [2], [3] Vgl. portal.maurer-management-services.de/
[4] Vgl. controllerspielwiese.de/
[5], [6], [7] Vgl. portal.maurer-management-services.de/
[8] Vgl. controllerspielwiese.de
[9]  Vgl. portal.maurer-management-services.de/
[10] Vgl. Fiedler, S. 103
[11] Vgl. Schmitz;Windhausen, S. 137
[12] Vgl. https://www.controllingportal.de
[13] Hans, Warschburger, S. 183

letzte Änderung M.R. am 05.10.2023 Autor:  Annette Witzenhausen