Echtzeitreporting für Kostenmanagement: Vergleich von Softwareanbietern

In der heutigen Zeit bieten sich einem Unternehmen durch den Einsatz von Echtzeitreporting neue Möglichkeiten, flexibel hochaktuelle Auswertungen der Unternehmensdaten durchzuführen.

"Digitale Reportinglösungen sollen es dem Nutzer ermöglichen, Berichte jederzeit, von unterwegs, mit verschiedenen Geräten und in Echtzeit abrufen zu können." [1]

Für das Kostenmanagement sind diese Analysen von besonderer Bedeutung, weil in diesem Gebiet auch die kurzfristige Analyse von Kostenkennzahlen relevant ist (operatives Reporting). Neben den Kosten werden auch andere Unternehmenskennzahlen betrachtet, die im Kontext des Kostenmanagements stehen.

Durch den Wettbewerb am Markt, die fortschreitende Digitalisierung und die wachsende Nachfrage nach Echtzeitreporting wächst auch das Angebot an Reporting–Software. Während das Echtzeitreporting vor wenigen Jahren noch als innovative Programmfunktion angesehen worden ist, wächst unlängst der Druck auf die Anbieter, diese als Standardimplementierung in ihre Softwarelösungen zu integrieren.

Nachstehend werden verschiedene Softwarelösungen, die ein Echtzeitreporting anbieten, vorgestellt und hinsichtlich ihrer Unterstützung für das Kostenmanagement untersucht. Im Verlauf der Analyse werden die unterschiedlichen Softwareanbieter sowie ihre Lösungen miteinander verglichen und deren Eignung zur Durchführung von Echtzeitreporting geprüft und bewertet. Es soll geklärt werden, welchen Mehrwert die vorgestellten Softwarelösungen für das Reporting von Kostenkennzahlen bieten und welche Software sich nach den ausgewählten Kriterien am besten dafür eignet.

Um dies zu realisieren, wird basierend auf der Themenabgrenzung eine Marktdefinition der Softwarelösungen für das Echtzeitreporting erstellt. Nach einer Grobanalyse werden drei Lösungen ausgewählt und hinsichtlich der definierten Kriterien bewertet. In einem abschließenden Vergleich werden die Vor– und Nachteile der Alternativen gegenübergestellt sowie weitere Anwendungsmöglichkeiten von Softwarelösungen für das Echtzeitreporting im Kontext des Kostenmanagements aufgezeigt.

Echtzeitreporting

Der Begriff Report steht für einen systematischen Bericht. [2] Solche Berichte werden unter anderem in Unternehmen zur Aufstellung wichtiger Unternehmensdaten erstellt. Ziel dieser Berichte ist es, Entscheidungsprozesse zu unterstützen. Traditionell werden Berichte in Unternehmen periodisch erstellt, z. B. einmal im Jahr oder einmal im Quartal. [3] Auch außerhalb von Unternehmen werden Reports, z. B. in der Forschung oder von Regierungsbehörden, erstellt.

Der Begriff Echtzeit steht für simultan zur Realität ablaufende Zeit. [4] Exemplarisch lässt sich dies an einem Film erläutern: Wenn die in dem Film ablaufende Zeit der real vergangenen Zeit entspricht, handelt es sich um Echtzeit. [5] Übertragen auf IT–Systeme bedeutet dies, dass sie ihren Datenbestand laufend, ohne Verzögerung, mit neuen Daten aktualisieren. Das Echtzeitreporting setzt diese beiden Begriffe in Beziehung. Darunter wird das Erstellen und Aktualisieren von Berichten durch Software in Echtzeit gefasst.

Ziel ist es, Entwicklungen schneller zu erkennen und Entscheidungen zu verbessern. Ein aktuelles Beispiel für eine solche Software ist die webbasierte Plattform für die Echtzeitberichterstattung von Impfzielempfehlungen für SARS–CoV–2. [6] Die Software ermittelt in Echtzeit, bei welchen Personengruppen die Impfung am effektivsten ist. Dazu nutzt diese aktuelle Daten zu SARS–CoV–2, aber auch Daten der SARS–CoV Pandemie aus 2003. [7]

Das Echtzeitreporting ist von zunehmender Bedeutung, da Unternehmen im Zeitalter der digitalen Transformation schnell auf Veränderungen reagieren müssen. [8] Damit geht eine starke Beschleunigung der Mess–, Bewertungs– und Entscheidungsprozesse einher. Traditionelle Reports sind deshalb immer schneller veraltet. [9] Echtzeitreports können z. B. über eine Serie von umfangreichen visuellen Dashboards dargestellt werden. Um Echtzeitreports zu erstellen, werden Softwarelösungen für Business Intelligence (BI) sowie die Analyse, Integration und Integritätsprüfung von Daten benötigt. [10]

Das Kostenmanagement kann durch das Echtzeitreporting vielfältig unterstützt werden. Unter anderem können durch den Einsatz die Kosten für das Erstellen von Reports gesenkt werden. Diese Reduzierung der Kosten entsteht durch die geringere Wartezeit auf die Fertigstellung der Reports sowie den geringen Zeitaufwand der Mitarbeiter für die Erstellung.

Als praktisches Beispiel für diesen Effekt lässt sich die Einführung eines Echtzeitreportingsystems in den Regierungsbehörden von New Hampshire, Montreal und Los Angeles County in den USA anführen. Dort ist ein Echtzeitreportingsystem eingeführt worden, welches dafür sorgt, dass alle Reports innerhalb weniger Minuten zur Verfügung stehen. Vor der Einführung dieses Systems hat die Erstellung einzelner Reports teilweise mehrere Wochen gedauert. [11]

Des Weiteren senken Echtzeitreports die Kosten in einem Unternehmen dadurch, dass viel schneller auf sich verändernde Situationen reagiert werden kann, wodurch sich potenziell die Folgekosten reduzieren. Dazu gehört auch, dass Entscheidungen viel schneller auf Basis genauerer Daten getroffen und die damit verbundenen Risiken gesenkt werden können. [12] Für potenzielle Investoren kann das Echtzeitreporting eine entscheidende Rolle spielen. Aufgrund der genaueren Datenbasis steigt deren Bereitschaft, in ein Unternehmen zu investieren. Dies kommt dem Kostenmanagement zugute, da mehr finanzieller Spielraum zur Verfügung steht. [13]

Letzte Änderung W.V.R am 03.08.2023

Autor(en): Prof. Dr. Marco Boehle, Daniel Azbel, Waldemar Horn, Torben-Eric Jesser, Fabian Kossorz, Kai Oliver Mönkemeier