Sind meine Prozesse GoBD-konform? Mit Excel-Checkliste

Wie Unternehmen ihre Buchhaltung zu führen haben, insbesondere auch in elektronischer Form

Jörgen Erichsen
 

Mit den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) wird seit 2015 geregelt, wie Unternehmen ihre Buchhaltung zu führen haben, auch und gerade in elektronischer Form. Außerdem finden sich hier Anforderungen an die Aufbewahrung von Büchern und Aufzeichnungen.

Die GoBD stellen viele Unternehmer in kleinen Betrieben und Selbstständige vor Herausforderungen, weil dort zumindest Teile der Buchhaltung oft mit Programmen wie Word oder Excel vorgenommen werden, z.B. bei der Belegerstellung. Diese Formate sowie deren Speicherung sind nicht GoBD-konform, weil sie verändert werden können. In vielen Firmen besteht also weiter Handlungsbedarf. Dieser Beitrag zeigt in wesentlichen Punkten, wie Unternehmer und Selbstständige mit dem sensiblen Thema umgehen sollten, um Ärger mit dem Finanzamt, Nachzahlungen und Bußgelder zu vermeiden. Auf Grund der Komplexität des Themas kann keine abschließende und vollständige Bewertung vorgenommen werden. Und es kann auch nicht jeder relevante Punkt behandelt werden. Es gibt aktuell verschiedene Leitfäden zu den GoBD, die mehr als 200 (!) Seiten umfassen.

Wichtig: GoBD-Regeln verantwortlich.

Was regeln die GoBD?

Die GoBD sind seit 1 Januar 2015 in Kraft und wurden 2017 weiter konkretisiert. Der Geltungsbereich umfasst die Behandlung sämtlicher steuerlicher Daten für alle Unternehmer, Selbstständige und Freiberufler. Die GoBD haben die bis dahin geltenden Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) sowie die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) abgelöst.

Mit den GoBD soll sichergestellt werden, dass es in Zeiten, in denen in der Wirtschaft immer mehr Systeme und Programme (z.B. Finanz- und Lohnbuchhaltung, Kassensysteme, ERP, Warenwirtschaft, Dokumentenmanagement, Zeiterfassung, Produktion, CRM) eingesetzt werden, einheitliche Regeln für die Aufbewahrung elektronischer und schriftlicher Daten gibt. Die GoBD sollen künftig regelmäßigen Aktualisierungen unterzogen werden, um der schnellen Weiterentwicklung der IT-Systeme Rechnung tragen und die Ziele des Gesetzgebers erreichen und einhalten zu können.
Im Kern besagen die GoBD, dass folgende Punkte und Regeln eingehalten werden müssen:
  1. Unveränderbarkeit von Belegen und Dokumenten
  2. Vollständigkeit der Daten, auch von Kassen, Vor- und anderen Systemen
  3. Nachvollziehbarkeit von Geschäftsfällen und Buchungen
  4. Verfügbarkeit von Belegen und Dokumenten über i.d.R. mindestens 10 Jahre
  5. Vollständige Verfahrensdokumentation
  6. Nutzung GoBD-konformer Software und IT-Systeme (erfüllen diese die Anforderungen der GoBD, z.B. in Sachen Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit und Archivierung? Ggf. sollte man sich das vom Anbieter bestätigen lassen)

Gerade der Punkt Verfahrensdokumentation ist wichtig. Er besagt, dass festgehalten werden muss, wie z.B. Betriebsabläufe aussehen, welche Systeme genutzt werden, welche Schnittstellen es gibt und wie der Datenaustausch funktioniert, etwa mit dem Steuerberater. Eine Prüfung von Belegen oder Geschäftsfällen muss über die gesamte Dauer der Aufbewahrungsfrist und in jedem Verfahrensschritt möglich sein. Das sind hehre Anforderungen, die Unternehmer und Selbstständige erfüllen müssen. Unternehmer, die die GoBD-Regeln nicht einhalten, müssen mit folgenden Konsequenzen rechnen:
  • Aberkennung von Betriebsausgaben
  • Hinzuschätzen von Gewinnen
  • Bußgelder und 
  • im Extremfall Steuerstrafverfahren

Letzte Änderung W.V.R am 29.07.2024

Autor(en): Jörgen Erichsen
Für Premium-Mitglieder frei Login zum Weiterlesen Mitglied werden

Bleiben Sie auf dem Laufenden mit unserem Newsletter

Tragen Sie sich für den kostenfreien und unverbindlichen Newsletter von Controlling-Portal.de ein und erhalten Sie jeden Monat aktuelle Neuigkeiten für Controller. Wir informieren Sie über neue Fachartikel, über wichtige News, aktuelle Stellenangebote, interessante Tagungen und Seminare. Wir empfehlen Ihnen spannende Bücher und geben Ihnen nützliche Excel-Tipps. Verpassen Sie nie mehr wichtige Diskussionen im Forum und stöbern Sie in Software-Angeboten, die Ihnen den Arbeitsalltag erleichtern. Beispiel-Newsletter >>

Jetzt Newsletter gratis erhalten

Premium-Stellenanzeigen



Eigenen Fachbeitrag veröffentlichen? 

Sie sind Autor einer Fachpublikation oder Entwickler einer Excel-Vorlage? Gern können Sie sich an der Gestaltung der Inhalte unserer Fachportale beteiligen! Wir bieten die Möglichkeit Ihre Fachpublikation (Fachbeitrag, eBook, Diplomarbeit, Checkliste, Studie, Berichtsvorlage ...) bzw. Excel-Vorlage auf unseren Fachportalen zu veröffentlichen bzw. ggf. auch zu vermarkten. Mehr Infos >>

Kommentar zum Fachbeitrag abgeben

Element 801787 wurde nicht gefunden

Controlling- Newsletter

Neben aktuellen Neuigkeiten für Controller und neu eingegangene Fachartikel, informieren wir Sie über interessante Literaturtipps, Tagungen , Seminarangebote und stellen Ihnen einzelne Software- Produkte im Detail vor.
Werden Sie jetzt monatlich über
neue Fachbeiträge, Controlling-Tools und News informiert! Zur Newsletter-Anmeldung >>

Über 3.000 Artikel und Vorlagen

Community_Home.jpg






Werden Sie Mitglied in einer großen Controller-Community (fast 12.000 Mitglieder!) und erhalten Zugriff auf viele Inhalte und diskutieren ihre Fragen im Controlling-Forum.

Sehen Sie hier die neuesten Fachbeiträge >>

Eine neue Stelle?

Mit dem Studium fertig, Umzug in eine andere Region, Aufstiegschancen nutzen oder einfach nur ein Tapetenwechsel? Dann finden Sie hier viele aktuell offene Stellen im Controlling.
Zu den Stellenanzeigen >>

Zukunft_Aussicht_Menschen_Fernglas_pm_prometeus_315.jpg

Sie suchen einen Controller? Mit einer Stellenanzeige auf Controlling-Portal.de erreichen Sie viele Fachkräfte. weitere Informationen >>

KLR-Begriffe von A bis Z

A-C   D-F   G-I   J-L   M-R   S-U   V-Z 

Testen Sie ihr Wissen mit unseren Aufgaben und Lösungen im Bereich Kostenrechnung >>

Sie haben eine Frage?

Ratlos_Verwirrt_pm_RainerPlendl_400x275.jpg

Nutzen Sie kostenfrei das Forum für Controller und und diskutieren ihre Fragen zu Controlling-Themen.

Riesen- Ressource

Auf Controlling-Portal.de sind bereits über 1.500 Fachbeiträge veröffentlicht und ständig kommen neue dazu.

Zu den neuesten Fachbeiträgen >>
Zu den derzeit meistgelesenen Fachbeiträgen >>
Zu den Premium-Beiträgen >>

Sie möchten auch einen Fachbeitrag hier veröffentlichen? Dann erhalten Sie hier weitere Informationen >>

Amüsante Glosse

Zweifel_Denken_Frau_Brille_pm_luckyraccoon_400x300.jpg

Erfolgreiche Unternehmer einer Kleinstadt treffen sich regelmäßig im örtlichen Golfclub und diskutieren mit Ihrer Lieblingskellnerin und BWL-Studentin Pauline betriebswirtschaftliche Probleme. Amüsant und mit aktuellem Bezug geschrieben von Prof. Peter Hoberg.

Zur Serie "Neulich im Golfclub" >>

Sie möchten sich weiterbilden?

mann-treppe-up-karriere_pm_pressmaster_B10716345_400x300.jpg

In unserer Seminar-Rubrik haben wir einige aktuelle Seminar- und Kurs-Angebote für Controller, u.a. auch Kurse zum Controller / IHK zusammengestellt.

Talentpool - Jobwechsel einfach!

HR-Bewerbung-Digital_pm_yupiramos_B123251108_400x300.jpg

Tragen Sie sich kostenfrei im Talentpool auf Controlling-Portal.de ein und erhalten Jobangebote und Unterstützung beim Jobwechsel durch qualifizierte Personalagenturen.

Veranstaltungs-Tipp

Jabatix_3rd-Party_controllingportal-de.png
Webinar am 17.04.2025 (11:00 – 11:30 Uhr): Erfahren Sie, wie Sie Forecasts mit nur wenigen Klicks anpassen und flexibel auf volatile Marktparameter reagieren – erklärt anhand verschiedener Use Cases. Jetzt anmelden >>

Controlling-Software gesucht?

controlling_Dashboard_pm_ml12nan_B9707546_400x300.jpg

Verschaffen Sie sich hier einen Überblick >>
Anzeige
Excel-Vorlagen-Markt.de

Stellenanzeigen

(Production) Controller (m/w/d)
Unsere ausgeprägte Leidenschaft für Live Entertainment, Musicals und Theateraufführungen auf höchstem Niveau ist, was uns bei Stage verbindet. Diese gemeinsame Begeisterung macht aus den vielfältigsten Mitarbeitenden in unterschiedlichsten Jobs ein hingebungsvolles Team: ein echtes „Wir“. Und das... Mehr Infos >>

Cost-Manager – Kostenmanagement & Reporting im Klinikneubau (w/m/d)
An 13 Standorten in ganz Deutschland versorgen in den BG Kliniken knapp 16.000 Fachkräfte verschiedenster Berufsgruppen mehr als 545.000 Patientinnen und Patienten pro Jahr. Dabei finden unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf allen Ebenen familienfreundliche Arbeits­bedingungen, ideale Aufst... Mehr Infos >>

(Senior) Referent* Konzernrechnungslegung und Bilanzierung
DO WHAT YOU LOVE – als eines der größten internationalen Modeunternehmen, mit mehr als 1.200 Filialen weltweit, kreieren wir Mode für Erlebnismomente. NEW YORKER ist nicht nur ein Arbeitgeber, sondern auch ein Netzwerk aus motivierten und vielfältigen Teams, welches weitere echte Persönlichkeiten... Mehr Infos >>

Controller (w/m/d) Supply Chain Finance
Techtronic Industries ist weltweit führend in der Herstellung und im Vertrieb von hochwertigen Elektrowerkzeugen für den DIY-Markt und den Profieinsatz sowie von Gartengeräten. Ein strategischer Fokus auf leistungsstarke Marken, innovative Produkte und außergewöhnliche Menschen bestimmt unseren E... Mehr Infos >>

Leitung Controlling (m/w/d)
Die Stadtwerke Heilbronn GmbH ist ein wachstums­orientiertes Infrastruktur- und Dienst­leistungs­unternehmen. Mit 400 Mitarbeitern erbringen wir Leistungen für die Einwohner der Stadt Heilbronn und die in Heilbronn ansässigen Unternehmen in den Bereichen Wasser­versorgung, Stadtbahn und -bus, Eis... Mehr Infos >>

(Junior) Business Partner* Controlling
Du hast Lust in einer Mannschaft zu arbeiten, für die partnerschaftliches Miteinander an erster Stelle steht? Mit Menschen, die genauso viel Freude an ihrer Arbeit haben wie du? Dann komm zu uns. Die Paul Bauder GmbH & Co. KG in Stuttgart ist seit über 160 Jahren inhabergeführt und Europas führen... Mehr Infos >>

Kaufmann / Kauffrau (w/m/d) als Bilanzbuchhalter / Steuerfachwirt (w/m/d)
Die Energie Südbayern (ESB) bildet ge­mein­sam mit den Tochter­unter­nehmen Energie­netze Bayern und der ESB Wärme die ESB-Unter­nehmens­gruppe. Mit rund 450 Mit­arbeite­rinnen und Mit­arbeitern, Aus­zu­bil­den­den und Trainees stehen wir für leistungs­fähigen Service, flexible Energie­pr... Mehr Infos >>

Controller*in – Forschungsinstitut
Die Fraunhofer-Gesellschaft (www.fraunhofer.de) betreibt in Deutschland derzeit 76 Institute und Forschungs­einrichtungen und ist eine der führenden Organisationen für anwendungsorientierte Forschung. Rund 32 000 Mitarbeitende erarbeiten das jährliche Forschungsvolumen von 3,4 Milliarden ... Mehr Infos >>

Weitere Stellenanzeigen im Stellenmarkt >>

Folgen Sie uns!

panthermedia_B90564160_patronestaff_310px.jpg

Controlling-Portal auf:
Facebook >> und  Linkedin >>

Veranstaltungs-Tipp:
Haufe Online-Jahresforum Controlling

20241008-07076_290x100px.jpg

Führende Expert:innen geben Ihnen Einblicke in die aktuellen Themen, Trends und Entwicklungen im Controlling. Als Teilnehmer:in erwartet Sie ein abwechslungsreiches Programm mit Vorträgen, Best Practices, Diskussionen und virtuellem Networking. Freuen Sie sich auf wertvolle Impulse, innovative Ideen und konkrete Empfehlungen, um Ihr Controlling zukunftssicher zu gestalten.   

Mehr erfahren und Frühbucherpreis sichern >>  

JOB- TIPP

Karriere_290px.png
Sind Sie auf der Suche nach einer neuen Herausforderung? Interessante Stellenangebote für Controller finden Sie in der Controlling-Portal Stellenbörse. Immer auf dem Laufenden bleiben und neue Jobangebote mit dem Jobletter automatisch erhalten? Zur Jobletter-Anmeldung >>

Excel-Vorlage für Angebotsvergleich

Angebotsvergleich Excel 290px.jpg
Formelgestützte Ermittlung des "besten" Angebots durch Gegenüberstellung der Angebotskonditionen verschiedener Anbieter. Das Excel-Tool bietet einen quantitativen und einen qualitativen Angebotsvergleich, in dem zunächst der Anbieter mit dem günstigsten Bezugspreis und anschließend nach bestimmten Bewertungskriterien der "beste" Lieferant ermittelt wird.

Jetzt hier für 25,- EUR downloaden >>

Excel-Tools für Controller!

Diagramme_Charts_pm_chormail@hotmail-com_B347361660_400x300.jpg

Über 500 Vorlagen direkt zum Download. Verschaffen Sie sich einen Überblick >>

Software-Tipps

QuoVadis.jpg
Der BusinessPlanner besticht seit Jahren durch seine schnelle und professionelle Umsetzung einer integrierten Unternehmensplanung. Ein besonderer Fokus liegt auf der Integration von Planbilanz und Finanzplan / Cashflow – inklusive transparentem und aussagekräftigem Reporting.
Mehr Informationen >>

LucaNet_simply_intelligent_Logo_RGB.jpg
LucaNet.Planner deckt alle Anforderungen der integrierten Unternehmensplanung, des Reportings und der Analyse ab. Setzen Sie auf eine Software, die Ihnen mit maximaler Transparenz Arbeitsprozesse erleichtert. Mit wenigen Mausklicks passen Sie vorgefertigte Strukturen an Ihre Bedürfnisse an und importieren Ist-Zahlen über fertige Schnittstellen aus Ihrem Vorsystem.  Mehr Informationen >>

idl.png
Die IDL CPM Suite ist eine Software für die Unternehmenssteuerung mit integrierten Applikationen für Konzernkonsolidierung, Finanzplanung, operative Planung, Managementreporting, regulatorisches Berichtswesen und Analyse. Herausragende Usability, hohe Automatisierung und Fachlichkeit zeichnen sie aus. Mehr Informationen >>

Weitere Controlling-Software-Lösungen im Marktplatz >>

RS Controlling-System (Unternehmensplanung und Steuerung)

Mit dem RS-Controlling-System steuern Sie erfolgreich ihr Unternehmen. Es ermöglicht Ihnen Ihr Unternehmen zu planen, zu analysieren und zu steuern. Durch Soll-/Ist-Vergleiche in den einzelnen Bereichen (G+V, Bilanz, Kapitalflussrechnung/Liquidität) können gezielt Abweichungen analysiert werden.
Mehr Informationen >>

Vertriebsmanagement Paket mit 10 Excel Vorlagen

PantherMedia_pannawat_B100513902_400x300.jpg
Das Vertriebsmanagement-Paket enthält 10 nützliche Excel Vorlagen, die sich erfolgreich im Vertrieb bewährt haben. Unter anderem enthält dieses Tool Vorlagen zum Ampel Diagramm, Chart Monatsentwicklung und Konditionsmanagement Vertrieb. Ideal für Mitarbeiter aus dem Vertrieb wie Key Account, oder Sales Management! 
Mehr Informationen >>

Weitere über 400 Excel-Vorlagen finden Sie hier >>

Skript Kostenrechnung

Umfassendes Skript für Studenten, Auszubildende und angehende Bilanzbuchhalter zu allen prüfungsrelevanten Themen aus der Kosten- und Leistungsrechnung als ebook im pdf-Format. Auf 163 Seiten wird alles zum Thema Kostenrechnung ausführlich und verständlich sowie mit vielen Abbildungen und Beispielen erläutert.

Themen:

- Kostentheorie
- Aufgaben und Systeme der Kostenrechnung
- Vollkostenrechnung
- Teilkostenrechnung (Deckungsbeitragsrechnung)
- Plankostenrechnung
- Kurzfristige Erfolgsrechnung
- Prozesskostenrechnung
- Kalkulation im Handel

Zusätzlich zum Skript erhalten Sie umfangreiche Klausuraufgaben und Übungsaufgaben mit Lösungen! Preis 9,90 EUR Hier bestellen >>

Premium-WebinareVideo Kurs: Kennzahlen im Controlling

PantherMedia_Yuri_Arcurs200x150.jpg
Bei der Erstellung eines Kennzahlen-Cockpit, stellt sich oft die Frage, welche KPIs hier zwingend mit aufgenommen werden sollen. In diesem Online-Kurs lernen Sie Schritt für Schritt inkl. praktischer Übungsaufgaben, wie Kennzahlen im Unternehmen priorisiert und im Controlling effektiv eingesetzt werden. Zum Video-Kurs >>

Video Kurs: Controlling kompakt

Controller sind die internen Unternehmensberater im Betrieb. In diesem Controlling Kompakt-Kurs erhalten Sie mehrere Lernvideos, wie gutes Controlling funktioniert. Die Videos sind "Best-of" Auszüge aus anderen spezifischen Video-Kursen. Zum Video-Kurs >>

Video Kurs: Controlling im E-Commerce

Die Gesetze im E-Commerce sind für das Controlling anders. Die Kennzahlen müssen richtig interpretiert werden, um aus den Analysen die richtigen Maßnahmen ableiten zu können. In diesem Online-Kurs lernen Sie Schritt für Schritt, wie erfolgreiches Controlling im E-Commerce funktioniert. Zum Video-Kurs >>

Weitere Video-Kurse finden Sie hier >>

Software-Tipp

Liquiditätsplanung_Fimovi.jpgRollierende Liquiditätsplanung auf Wochenbasis. Mit der Excel-Vorlage „Liquiditätstool“ erstellen Sie schnell und einfach ein Bild ihrer operativen Liquiditätslage für die nächsten (bis zu 52) Wochen. Mehr Infos und Download >>