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Anforderungen an eine Quittung

Wolff von Rechenberg
Bei kleinen Beträgen reicht die Quittung als Beleg aus. Erweist sich eine Quittung jedoch als falsch ausgestellt, kann das zum Verlust des Vorsteuerabzugs führen – und zu Steuernachforderungen vom Finanzamt. Das sollten Unternehmen, Selbstständige Freiberufler – aber auch Privatleute – über die Quittung wissen.

Die Rechnung ist der zentrale Baustein jeder Buchhaltung. Keine Buchung ohne Beleg, heißt das oberste Gesetz für alle Buchhalter und alle Selbstständigen oder Freiberufler, die ihre Buchhaltung selbst übernehmen.

Für kleinere Beträge akzeptiert das Finanzamt auch sogenannte Kleinbetragsrechnungen, die weniger strenge Regeln gelten als für die "große Rechnung".


Gesetzliche Anforderungen an die Quittung

In diese Kategorie fällt auch die Quittung. Die Grenze dieser Kleinbeträge hat der Gesetzgeber bei 250 Euro gezogen. Quittungen werden als so genannte Kleinbetragsrechnungen anerkannt, wenn vier zentrale Merkmale erfüllt sind, erklärt der Bundesverband der Bilanzbuchhalter und Controller (BVBC):
  1. Name und die Anschrift des Ausstellers,
  2. Ausstellungsdatum,
  3. Art und Menge der gelieferten Produkte oder Dienstleistungen,
  4. Bruttopreis und der anzuwendende Steuersatz.

Auf der Quittungen müssen also deutlich weniger Angaben stehen als auf Rechnungen. Dennoch sollten Steuerzahler darauf achten, dass jede einzelne Quittung auch tatsächlich diese vier Informationen enthält - und zwar fehlerfrei.

Steuerfalle fehlerhafte Quittung

Falsch ausgestellte Quittungen können zu einer tückischen Steuerfalle werden, warnt der Berufsverband der Rechnungswesen-Experten. Das gilt vor allem für Unternehmen und Privatleute, die weiterhin auf handgeschriebene Quittungen schwören. Denn elektronische Kassen drucken in der Regel alle nötigen Angaben steuerlich korrekt ab.
Wer hingegen noch zum Quittungsblock greift, sollte sorgfältig arbeiten: "Fehlerhafte Angaben auf Quittungen gefährden den Vorsteuerabzug", warnt Axel Uhrmacher, Vize-Präsident des BVBC. "Schnell streichen Finanzbeamte den Erstattungsanspruch und machen Nachforderungen geltend." Bei einer Quittung über 250 Euro brutto beträgt der Vorsteuerabzug bei 19 % Umsatzsteuer immerhin rund 47,50 Euro. Wiederholen sich Fehler, kommen schnell hohe Summen zusammen.

Vorsicht bei steuerfreien Umsätzen!

Ein Risiko sind nicht nur fehlende, sondern auch falsche Angaben. Zum Beispiel zum Steuerbetrag: Privatleute, Kleinunternehmer oder Unternehmer mit steuerfreien Umsätzen wie etwa Ärzte dürfen auf Quittungen keinesfalls den Steuersatz angeben. "Wer unberechtigt Steuern ausweist, schuldet dem Finanzamt die Umsatzsteuer", betont BVBC-Experte Uhrmacher. Schließlich kann der Empfänger der Quittung den Betrag von seiner Vorsteuer abziehen.
Um kein Risiko einzugehen, sollten Steuerzahler auf Formularen für steuerfreie Umsätze Zusätze wie "inkl. 19 % MwSt" oder "inkl. 7 % MwSt" von vorneherein streichen. So können sich Aussteller im Falle der Steuerbefreiung vor bösen Überraschungen schützen.

Tipps des BVBC:

  • Man sollte grundsätzlich auf handschriftliche Belege verzichten und nur aktuell gültige Quittungsformulare verwenden.
  • Überalterte Vordrucke sind sicherheitshalber zu entsorgen.
  • Unternehmen sollten alle Mitarbeiter, die Quittungen ausstellen, für die genaue Einhaltung der Formvorschriften sensibilisieren.
  • Idealerweise werden Quittungen intern stichprobenartig kontrolliert, um Folgefehler zu vermeiden.




Quelle: BVBC
letzte Änderung W.V.R. am 29.07.2024
Autor(en):  Wolff von Rechenberg
Bild:  panthermedia.net / Robert Kneschke

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