Digitale Signatur

Alexander Wildt
Die elektronische Signatur, auch digitale Signatur genannt, ist ein Verfahren, bei dem elektronische Daten mit anderen elektronischen Daten verknüpft oder beigefügt werden. Diese Signaturen dienen dann der Authentifizierung dieser Daten. Hierfür werden von bestimmten qualifizierten Unternehmen bzw. Anbietern Zertifikate benötigt. Diese Anbieter erhalten entsprechende Genehmigungen solche Signaturen zu erstellen. Da jeder Anbieter einen eigenen Signierschlüssel besitzt, kann durch Prüfungen exakt festgestellt werden, welches Zertifikat und Schlüssel, die zu untersuchende Datei hat. 

1. Formen der Signatur 

Es wird in drei Arten von Signaturen unterschieden: 

Die erste Form ist die einfache Signatur. Dabei werden zum Beispiel Bitmaps einer Unterschrift in die Datei eingefügt. Diese Art der Signatur hat nur eine sehr begrenzte Beweiskraft, weil sie durch einfache Verfahren verändert werden kann. 

Die zweite Sicherheitsstufe ist die fortgeschrittene Signatur. Diese hat eine erhöhte Beweiskraft, da sie eine erhöhte Verschlüsselung nutzt und somit aufzeigen kann, wenn etwas an dem Dokument verändert worden ist. 

Die höchste Stufe ist die qualifizierte, elektronische Signatur mit Anbieterakkreditierung. Hierfür muss der Anbieter elektronischer Signaturen der Bundesnetzagentur entsprechende Sicherheitskonzepte und Ähnliches vorlegen, um dann ein entsprechendes Zertifikat zu erhalten. Diese höchste Stufe der Signaturen hat eine sehr hohe Beweiskraft.


2. Ein Beispiel

Eine entsprechende Anwendung solcher Signaturen ist zum Beispiel die Verwendung des Programms ELSTER. Aber es werden auch Aktenführungen für Justizbehörden mit entsprechenden Programmen ermöglicht und genehmigt.

Diese Signatur basiert auf zwei generierten Schlüsseln, die in einen Trust-Center generiert werden. Der private Schlüssel wird vom Anbieter genutzt, um die Signatur zu erzeugen, dieser wird im Trust-Center erzeugt aber nicht gespeichert. Die Speicherung erfolgt auf einer Smartcard.

Dabei handelt es sich um einen Mikrocomputer, der das Format einer handelsüblichen Kreditkarte hat. Der zweite Schlüssel wird öffentlicher Schlüssel genannt und auf einer Datenbank hinterlegt. Mit dieser Datenbank kann der Empfänger prüfen, ob die erhaltene Datei mit dem Original übereinstimmt, da der öffentliche Schlüssel nur zum privaten Schlüssel passt. Es gibt aber keinen Nachweis, ob jemand die Datei gelesen hat, um diesen Schutz zu gewähren, wird mithilfe des öffentlichen Schlüssels die Datei verschlüsselt. Dadurch kann nur noch der Empfänger mithilfe des öffentlichen Schlüssels die Datei lesen.

Die Zertifikate für Signaturen sind immer natürlichen Personen zu geordnet. Somit muss ein Unternehmen für jeden unterschriftsberechtigten Mitarbeiter ein Zertifikat erwerben. Für juristische Personen müssen entsprechende Vertreter im Zertifikat eingetragen werden.

3. Anwendung

In der Anwendung stehen digitalen Signaturen der Unterschrift gleich, in sofern sie der höchsten Sicherheitsstufe entsprechen. Der Anwender erhält seine persönliche Karte auf der sein privater Schlüssel hinterlegt ist. Anschließend kann der Benutzer mithilfe eines geprüften und den Sicherheits-standards entsprechenden Kartenlesegeräts seine Dokumente mit einer digitalen Signatur über Standardprogramme wie MS Outlook versehen.

4. Regelungen bei Rechnungen

Es werden nicht alle Rechnungen, die auf den elektronischen Weg verschickt worden sind, vom Finanzamt anerkannt. Folgende Regeln sollten hierzu beachtet werden:

Versand per E-Mail:

Wenn eine Rechnung per E-Mail versendet wird, muss eine elektronische Signatur vorgenommen werden. Es gibt verschiedene Methoden Rechnungen mithilfe der E-Mail zu versenden.

Zu einen kann direkt in der E-Mail die Rechnung als Text enthalten sein. Wenn dies der Fall ist, muss die E-Mail entsprechend signiert werden. Die Aufbewahrung der Rechnung in ausgedruckter Form ist möglich. Hierfür müssen aber alle Schritte der Veränderung exakt protokolliert werden. Unter anderem muss der Entschlüsselungsprozess und der erzeugte Bestätigungstext mit aufbewahrt werden.

Die zweite gängige Variante ist es, die Rechnung als Anhang der E-Mail zu versenden. Die Formate der angehangenen Dateien sind häufig Word-Formate oder das pdf-Format.  Hierbei gelten die selben Regelungen, wie im normalen E-Mail Versand. Jedoch wird ein Prüfer den Ausdruck eines per E-Mail versendeten pdf-Dokumentes, kaum von einer per Brief versendeten Rechnung unterscheiden können. Im Zweifelsfall kann der Vorsteuerabzug verweigert werden.

Zudem sollten Unternehmen zum eigenen Schutz auf eine Signatur bei E-Mail Rechnungen bestehen, um die Gewissheit zu haben, dass die Rechnung nicht verändert wurde.

Direkt Buchung in die Software des Partner Unternehmens (EDI):

In großen Unternehmen werden bei hohen Rechnungsaufkommen oft die Daten direkt an die Buchhaltungssoftware des Partnerunternehmens gesendet und dort entsprechend verarbeitet. Diese Methode gewährt den Vorsteuerabzug nur, wenn die Unternehmen garantieren können, dass der Transfer absolut sicher ist. Zudem müssen die Unternehmen in regelmäßigen Zeitabständen Sammelrechnungen ausstellen. Diese können in Papierform oder per elektronischer Datenübermittlung mit Signatur durchgeführt werden.

Rechnung als pdf-Datei von einer Website herunterladen (EBPP):

Diese Art der Rechnungsstellung ist nur möglich, wenn die herunterzuladenden Dateien ebenfalls digital signiert worden sind. Der Vorsteuerabzug wird verwährt, wenn die Dateien nicht signiert wurden.

Rechnung per Fax versenden:

Solange die Rechnung von einen Standardfaxgerät zu einen Standardfaxgerät versendet werden, ist der Vorsteuerabzug möglich. Solange die Unternehmen die Rechnung entsprechend gesetzlicher Bestimmungen aufbewahren. Wenn ein Fax von einen Computer-/ Fax-Server versendet oder empfangen wird, müssen digitale Signaturen vorhanden sein.


Quellen:
  • gdpdu-portal
  • Bilanzbuchhalter und Controller 5/2005  "Welche umsatzsteuerrechtlichen Anforderungen gelten für elektronische Abrechnungen?"




letzte Änderung Alexander Wildt am 20.07.2024
Bild:  © PantherMedia / Hans-Joachim Bechheim


Autor:in


weitere Fachbeiträge des Autors | Forenbeiträge
Webtipps

Bleiben Sie auf dem Laufenden mit unserem Newsletter

Tragen Sie sich für den kostenfreien und unverbindlichen Newsletter von Controlling-Portal.de ein und erhalten Sie jeden Monat aktuelle Neuigkeiten für Controller. Wir informieren Sie über neue Fachartikel, über wichtige News, aktuelle Stellenangebote, interessante Tagungen und Seminare. Wir empfehlen Ihnen spannende Bücher und geben Ihnen nützliche Excel-Tipps. Verpassen Sie nie mehr wichtige Diskussionen im Forum und stöbern Sie in Software-Angeboten, die Ihnen den Arbeitsalltag erleichtern. Beispiel-Newsletter >>

Jetzt Newsletter gratis erhalten

Premium-Stellenanzeigen



Eigenen Fachbeitrag veröffentlichen? 

Sie sind Autor einer Fachpublikation oder Entwickler einer Excel-Vorlage? Gern können Sie sich an der Gestaltung der Inhalte unserer Fachportale beteiligen! Wir bieten die Möglichkeit Ihre Fachpublikation (Fachbeitrag, eBook, Diplomarbeit, Checkliste, Studie, Berichtsvorlage ...) bzw. Excel-Vorlage auf unseren Fachportalen zu veröffentlichen bzw. ggf. auch zu vermarkten. Mehr Infos >>

Kommentar zum Fachbeitrag abgeben

Element 11507 wurde nicht gefunden

Controlling- Newsletter

Neben aktuellen Neuigkeiten für Controller und neu eingegangene Fachartikel, informieren wir Sie über interessante Literaturtipps, Tagungen , Seminarangebote und stellen Ihnen einzelne Software- Produkte im Detail vor.
Werden Sie jetzt monatlich über
neue Fachbeiträge, Controlling-Tools und News informiert! Zur Newsletter-Anmeldung >>

Über 3.000 Artikel und Vorlagen

Community_Home.jpg






Werden Sie Mitglied in einer großen Controller-Community (fast 12.000 Mitglieder!) und erhalten Zugriff auf viele Inhalte und diskutieren ihre Fragen im Controlling-Forum.

Sehen Sie hier die neuesten Fachbeiträge >>

Eine neue Stelle?

Mit dem Studium fertig, Umzug in eine andere Region, Aufstiegschancen nutzen oder einfach nur ein Tapetenwechsel? Dann finden Sie hier viele aktuell offene Stellen im Controlling.
Zu den Stellenanzeigen >>

Zukunft_Aussicht_Menschen_Fernglas_pm_prometeus_315.jpg

Sie suchen einen Controller? Mit einer Stellenanzeige auf Controlling-Portal.de erreichen Sie viele Fachkräfte. weitere Informationen >>

KLR-Begriffe von A bis Z

A-C   D-F   G-I   J-L   M-R   S-U   V-Z 

Testen Sie ihr Wissen mit unseren Aufgaben und Lösungen im Bereich Kostenrechnung >>

Sie haben eine Frage?

Ratlos_Verwirrt_pm_RainerPlendl_400x275.jpg

Nutzen Sie kostenfrei das Forum für Controller und und diskutieren ihre Fragen zu Controlling-Themen.

Riesen- Ressource

Auf Controlling-Portal.de sind bereits über 1.500 Fachbeiträge veröffentlicht und ständig kommen neue dazu.

Zu den neuesten Fachbeiträgen >>
Zu den derzeit meistgelesenen Fachbeiträgen >>
Zu den Premium-Beiträgen >>

Sie möchten auch einen Fachbeitrag hier veröffentlichen? Dann erhalten Sie hier weitere Informationen >>

Amüsante Glosse

Zweifel_Denken_Frau_Brille_pm_luckyraccoon_400x300.jpg

Erfolgreiche Unternehmer einer Kleinstadt treffen sich regelmäßig im örtlichen Golfclub und diskutieren mit Ihrer Lieblingskellnerin und BWL-Studentin Pauline betriebswirtschaftliche Probleme. Amüsant und mit aktuellem Bezug geschrieben von Prof. Peter Hoberg.

Zur Serie "Neulich im Golfclub" >>

Sie möchten sich weiterbilden?

mann-treppe-up-karriere_pm_pressmaster_B10716345_400x300.jpg

In unserer Seminar-Rubrik haben wir einige aktuelle Seminar- und Kurs-Angebote für Controller, u.a. auch Kurse zum Controller / IHK zusammengestellt.

Talentpool - Jobwechsel einfach!

HR-Bewerbung-Digital_pm_yupiramos_B123251108_400x300.jpg

Tragen Sie sich kostenfrei im Talentpool auf Controlling-Portal.de ein und erhalten Jobangebote und Unterstützung beim Jobwechsel durch qualifizierte Personalagenturen.

Tipp der Woche

CP Newsletter: Neben aktuellen Neuigkeiten für Controller und neueingegangene Fachartikel, informieren wir Sie über interessante Literaturtipps, Tagungen , Seminarangebote und stellen Ihnen einzelne Software- Produkte im Detail vor. zur Eintragung >>

Controlling-Software gesucht?

controlling_Dashboard_pm_ml12nan_B9707546_400x300.jpg

Verschaffen Sie sich hier einen Überblick >>
Anzeige
Excel-Vorlagen für Controlling und Rechnungswesen

Stellenanzeigen

Leitung (m/w/d) für den Bereich „Finanzmanagement und Controlling“
Das Helmholtz-Zentrum Hereon betreibt internationale Spitzen­forschung für eine Welt im Wandel: Rund 1.000 Beschäftigte leisten ihren Beitrag zur Bewältigung des Klimawandels, der nachhaltigen Nutzung der welt­weiten Küsten­systeme und der ressourcen­verträglichen Steigerung der Lebens­qualität. ... Mehr Infos >>

(Junior) Business Partner* Controlling
Du hast Lust in einer Mannschaft zu arbeiten, für die partnerschaftliches Miteinander an erster Stelle steht? Mit Menschen, die genauso viel Freude an ihrer Arbeit haben wie du? Dann komm zu uns. Die Paul Bauder GmbH & Co. KG in Stuttgart ist seit über 160 Jahren inhabergeführt und Europas führen... Mehr Infos >>

Controller (m/w/d) − Production Controlling (m/w/d)
LITEF-Produkte sind weltweit in einer Vielzahl von Anwendungen im Einsatz. Unsere Lösungen und Erfahrungen bieten wir Kunden, die dynamische Vorgänge (Beschleunigungen und Drehungen) messen und regeln wollen, Lage und Kurs von Fahrzeugen ermitteln oder navigieren wollen – auf dem Land, in... Mehr Infos >>

Kaufmännischer Leiter (m/w/d)
Sie übernehmen als kaufmännischer Leiter (m/w/d) die Verantwortung für die Führung Ihres Teams und unterstützen den Geschäftsführer der Lorenz GmbH & Co. KG bei allen betriebswirtschaftlichen Fragen zur Steuerung des Unternehmens. Fachlich berichten Sie an die in München ansässige BRUNATA... Mehr Infos >>

Leiter*in (m/w/d) für das Sachgebiet Finanz- und Rechnungswesen
Das Max-Planck-Institut für biologische Kybernetik in Tübingen forscht an der Aufklärung von kognitiven Prozessen auf experimentellem, theoretischem und methodischem Gebiet und ist eines der Max-Planck-Institute der Max-Planck-Gesellschaft. Zum 1. Oktober 2025 suchen wir in unbefristeter Anstellu... Mehr Infos >>

Controller (w/m/d) Supply Chain Finance
Techtronic Industries ist weltweit führend in der Herstellung und im Vertrieb von hochwertigen Elektrowerkzeugen für den DIY-Markt und den Profieinsatz sowie von Gartengeräten. Ein strategischer Fokus auf leistungsstarke Marken, innovative Produkte und außergewöhnliche Menschen bestimmt unseren E... Mehr Infos >>

Controller*in – Forschungsinstitut
Die Fraunhofer-Gesellschaft (www.fraunhofer.de) betreibt in Deutschland derzeit 76 Institute und Forschungs­einrichtungen und ist eine der führenden Organisationen für anwendungsorientierte Forschung. Rund 32 000 Mitarbeitende erarbeiten das jährliche Forschungsvolumen von 3,4 Milliarden ... Mehr Infos >>

Cost-Manager – Kostenmanagement & Reporting im Klinikneubau (w/m/d)
An 13 Standorten in ganz Deutschland versorgen in den BG Kliniken knapp 16.000 Fachkräfte verschiedenster Berufsgruppen mehr als 545.000 Patientinnen und Patienten pro Jahr. Dabei finden unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf allen Ebenen familienfreundliche Arbeits­bedingungen, ideale Aufst... Mehr Infos >>

Weitere Stellenanzeigen im Stellenmarkt >>

Folgen Sie uns!

panthermedia_B90564160_patronestaff_310px.jpg

Controlling-Portal auf:
Facebook >> und  Linkedin >>

Viele kostenlose Webinare rund ums Controlling

CoPlanner_Logo_2_RGB_tuerkis_300dpi-controllingportal.jpg
In unseren Webinaren erfahren Sie, wie Sie Ihr Controlling auf ein neues Niveau heben. Neueste Trends, praxisnahe Einblicke und wie Sie Ihre Fähigkeiten optimieren können.  Vom präzisen Forecasting über HR-Controlling bis zur Konsolidierung und integrierten Planung: Die Webinare sind darauf ausgerichtet, Sie zu inspirieren, zu informieren und zu befähigen.     Mehr Infos >>  

JOB- TIPP

Karriere_290px.png
Sind Sie auf der Suche nach einer neuen Herausforderung? Interessante Stellenangebote für Controller finden Sie in der Controlling-Portal Stellenbörse. Immer auf dem Laufenden bleiben und neue Jobangebote mit dem Jobletter automatisch erhalten? Zur Jobletter-Anmeldung >>

Excel-Tool Bilanz- und Erfolgsanalyse

Bilanzanalyse-Tool 290px.jpg
Aus Bilanz und G+V werden alle gängigen Bilanz- und Erfolgskennzahlen errechnet und versucht, die Bewertung der Zahlen mit den Ampelfarben grün, gelb und rot deutlich zu machen. Die Ableitung bzw. Berechnung der Kennzahlen wird ausführlich dargestellt.

Jetzt hier für 34,- EUR downloaden >>

Excel-Tools für Controller!

Diagramme_Charts_pm_chormail@hotmail-com_B347361660_400x300.jpg

Über 500 Vorlagen direkt zum Download. Verschaffen Sie sich einen Überblick >>

Software-Tipps

SWOT Logo 290px.jpg
SWOT. Für bessere Entscheidungen. Ob Business 1.0 oder 4.0 - je dynamischer die Märkte werden, desto schneller muss auch das Controlling sein: Wo stehen wir tagesaktuell mit dem Umsatz, welche Produkte liefern aktuell welche Deckungsbeiträge oder wie sieht bei der heutigen Auftragslage der Cashflow im nächsten Quartal aus usw. Mehr Informationen >>

Diamant.PNG
Diamant/3 bietet Ihnen ein Rechnungswesen mit integriertem Controlling für Bilanz- / Finanz- und Kosten- / Erfolgs- Controlling sowie Forderungsmanagement und Personalcontrolling. Erweiterbar bis hin zum unternehmensweiten Controlling. Mehr Informationen >>


Weitere Controlling-Software-Lösungen im Marktplatz >>

!RER-A Rollierende Liquiditätsplanung

Mit Hilfe dieses Excel-Kalkulationsprogrammes sind Sie in der Lage, die zukünftig zu erwartende Liquidität für sich und für externe Kapitalgeber (z.B. Kreditinstitute)  transparent darzustellen. Das Tool vermittelt ein Gefühl für die Bestimmungsgrößen der Liquiditätsentwicklung.
 Mehr Informationen >>


Cha-Ris - Übungsprogramm zur Verbesserung der Risikoeinschätzungs-Kompetenz

Risikobasiertes Denken und Handeln bedeutet Unbestimmtheiten zu beseitigen, gepaart mit dem Blick auf sich bietende Gelegenheiten. Dieses Programm errechnet für jedes Risiko die Schadenshöhe.
Mehr Informationen >>

Prozesskostenrechnung - Ermittlung Prozesskostensatz

prozesskosten.png
Mit dem Excel-Tool Prozesskostenrechnung ermitteln Sie die Kosten auf Ebene einzelner Teilprozesse und wissen so, was ein bestimmter Vorgang wirklich kostet. Das sorgt für mehr Transparenz der Gemeinkosten. Mehr Informationen >>

Weitere über 400 Excel-Vorlagen finden Sie hier >>

Premium-Inhalte

Als Premium-Mitglied erhalten Sie Zugriff auf ausgewählte sonst kostenpflichtige Fachbeiträge und Video-Kurse für Premium-Mitglieder inklusive (über 400 Beiträge allein auf Controlling-Portal.de + Premiuminhalte auf Rechnungswesen-Portal.de).

Beispiele:

- Serie zum Berichtswesen in Unternehmen
- Kundenwertanalyse – Wie profitabel ist ein Kunde?
- Potenzialanalyse mit Excel
- Unsere amüsante Glosse: Neulich im Golfclub
- Kostenmanagement in der Logistik
- Dashboards im Kostenmanagement
- Von Total Cost of Ownership (TCO) zu TCOplus
- KLR - Aus der Praxis für die Praxis

Die Gesamtliste an Premium-Fachbeiträgen können Sie hier einsehen >>

Excel TOP-SellerRS Liquiditätsplanung L

PantherMedia_pannawat_B100513902_400x300.jpg
Die RS Liquiditätsplanung L ist ein in Excel erstelltes Werkzeug für die Liquiditätsplanung von Kleinunternehmen sowie Freiberuflern. Die Planung erfolgt auf Basis von veränderbaren Einnahmen- und Ausgabepositionen. Detailplanungen können auf extra Tabellenblättern für z.B. einzelne Projekte oder Produkte vorgenommen werden. 
Mehr Informationen >>

Rollierende Liquiditätsplanung auf Wochenbasis

Dieses Excel-Tool bietet Ihnen die Grundlage für ein Frühwarnsystem. Der erstellte Liquiditätsplan warnt Sie vor bevorstehenden Zahlungsengpässen, so dass Sie frühzeitig individuelle Maßnahmen zur Liquiditätssicherung einleiten können. Gerade in Krisensituationen ist eine kurzfristige Aktualisierung und damit schnelle Handlungsfähigkeit überlebenswichtig. Mehr Informationen >>

Strategie-Toolbox mit verschiedenen Excel-Vorlagen

Die Strategie-Toolbox enthält 10 nützliche Excel Vorlagen, die sich erfolgreich in der Strategie bewährt haben. Alle Tools sind sofort einsatzbereit und sind ohne Blattschutz. Damit können die Vorlagen individuell angepasst werden.
Ideal für Mitarbeiter aus dem strategischen ManagementMehr Informationen>>

Weitere über 400 Excel-Vorlagen finden Sie hier >>

Software-Tipp

Liquiditätsplanung_Fimovi.jpgRollierende Liquiditätsplanung auf Wochenbasis. Mit der Excel-Vorlage „Liquiditätstool“ erstellen Sie schnell und einfach ein Bild ihrer operativen Liquiditätslage für die nächsten (bis zu 52) Wochen. Mehr Infos und Download >>