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Rückstellung für unterlassene Instandhaltungen

Günther Wittwer
1. Pflicht zur Bildung einer Rückstellung bei unterlassener Instandhaltung

Für dringend notwendige Instandhaltungsmaßnahmen, die im abgelaufenen Wirtschaftsjahr nicht mehr durchgeführt worden sind, besteht in der Handelsbilanz eine Passivierungspflicht (§249 Abs. 1 Satz 2 Nr. 1 HGB).

Eine in der Handelsbilanz gebildete Rückstellung für unterlassene Instandhaltung ist auch in der Steuerbilanz anzusetzen. (R 5.7 Abs. 11 EStR 2012). Die Buchung erfolgt überwiegend für unterlassene passivierungspflichtige Instandhaltungsmaßnahmen am Sachanlagevermögen.

2. Drei Monats-Frist 

Zwingend erforderlich im Rahmen der Bildung von Instandhaltungsrückstellungen in der Bilanz ist es, dass die Instandhaltungsmaßnahme innerhalb der ersten drei Monate des neuen Wirtschaftsjahres abzuschließen sind. Entspricht das Wirtschaftsjahr dem Kalenderjahr, müssen die Instandhaltungsmaßnahmen bis spätestens 31. März des Folgejahres abgeschlossen sein. Für die Bildung einer Instandhaltungsrückstellung besteht für die Handels-und Steuerbilanz innerhalb der drei Monate eine Passivierungspflicht. 

3. Bildung einer Instandhaltungsrückstellung

Die Höhe der zu bildenden Instandhaltungsrückstellung  bemisst sich nach der Höhe des voraussichtlich entstehenden Unterhaltungs- /Reparaturaufwands nach vernünftiger Beurteilung der jeweiligen Maßnahme. Die Bildung erfolgt aufwandswirksam gegen das entsprechende Aufwandskonto.

Beispiel: Die Geschäftsleitung der Schmidt GmbH aus Ingolstadt gibt für die Bildung einer Instandhaltungsrückstellung ein Reparaturaufwand an einer Trennsägemaschine in einer Höhe von ca. 12.000 € an. Der Kostenvoranschlag von Industik GmbH aus München weist einen Betrag von 14.280 € incl. 19 % Umsatzsteuer aus. Absprachegemäß wird die Trennsägemaschine  erst  in der zweiten Monatshälfte im März des folgenden Geschäftsjahres zur vollen Nutzung eingesetzt. Aus diesem Grund beschließt die Geschäftsleitung der Schmidt GmbH die Reparatur an der Trennsägemaschine Mitte Februar im neuen Geschäftsjahr von Industik GmbH ausführen zu lassen.
 

Buchung einer Rückstellung für unterlassene Instandhaltungen


31.12.201x

Instandhaltungskosten an Instandhaltungsrückstellungen: 12.000 €

Folgejahr

instandhaltungsmassnahmen01.png

instandhaltungsmassnahmen02.png

Die gebildete Summe der Instandhaltungsrückstellung gleicht der Summe des Kostenvoranschlags (14.280 € : 119 x 100 = 12.000 €). Aus diesem Grund entfällt eine zusätzliche Buchung über Erträge aus der Auflösung der Instandhaltungsrückstellung oder Periodenfremde Aufwendungen.

Wird eine Instandhaltungsrückstellung nicht mehr benötigt, so ist sie ergebniswirksam als Ertrag aufzulösen. Ein Geldfluss findet nicht statt und deshalb entfällt die Buchung auf einem Finanzkonto (Kreditinstitute) auf der Habenseite.

Buchung:
Instandhaltungsrückstellungen
an Erträge aus der Auflösung der Instandhaltungsrückstellungen

 

Aufgaben
  1. Wann sind Instandhaltungsrückstellungen zu bilden?

  2. Die gebildete Rückstellung für unterlassene Instandhaltungsaufwendungen sind größer als die Zahlung. Auf welchem Konto ist der Ertrag zu erfassen?

  3. Mitte September 2015 wurde in der Produktionshalle A ein Schaden an der Verpackungsmaschine Modell STA 45/26.11.27 festgestellt. Im angeforderten Kostenvoranschlag wird ein Betrag von 5.000 € + 19 % Umsatzteuer ausgewiesen. Mitte Dezember 2015 wurde die Reparatur ausgeführt. Am 30.12.2015 wurde die Rechnung durch Banküberweisung bezahlt.
    Entfällt die Bildung einer Rückstellung für unterlassene Instandhaltungsaufwendungen?

  4. Liegt bei der Aufstellung der Steuerbilanz für die Bildung einer Rückstellung für unterlassene Instandhaltungsaufwendungen vor, wenn die Reparatur erst im April des Folgejahres ausgeführt werden kann?

  5. Wonach richtet sich die Höhe der zu bildenden Instandhaltungsrückstellung?


Lösungen
  1. Die Instandhaltungsrückstellungen sind zu bilden für unterlassene Instandhaltungsmaßnahmen, die bis zum Bilanzstichtag erforderlich gewesen wären, aber nicht mehr durchgeführt werden konnten. Die Instandhaltungsmaßnahmen müssen binnen drei Monate nach dem Bilanzstichtag nachgeholt werden. Der Fälligkeitstermin der jeweiligen Rechnungen ist unerheblich. 

    Beispiel: Reparatur / Sanierung, Neue Asphaltdecke auf den Garagendecken.

    Festgestellter Zeitpunkt: 4.11.2015
    Warum keine Ausführung im alten Jahr? Wegen schlechter Witterung.
    Die Reparatur soll bis Ende Februar 2016 ausgeführt sein.

    Nach Einsicht in den vorgelegten Kostenvoranschlags kostet die Reparatur ca. 4.500 € ohne Umsatzsteuer.

    Bilanzstichtag 31.12.2015

    Die Voraussetzung für die Buchung einer Rückstellung für unterlassene Instandhaltungsaufwendungen im Geschäftsjahr zum Bilanzstichtag sind gegeben.

    Buchung: 
    Instandhaltungskosten an Instandhaltungsrückstellungen       4.500 €

  2. Erträge aus der Auflösung der Instandhaltungsrückstellungen

  3. Die Ausführung der Reparatur und die Zahlung der Eingangsrechnung erfolgte noch im alten Geschäftsjahr. Aus diesem Grund ist keine Rückstellung am Bilanzstichtag zu bilden.

  4. In diesem Fall entfällt in der Steuerbilanz die Erfassung einer Rückstellung für unterlassene Instandhaltungsaufwendungen. Die Reparatur ist nicht in den ersten drei Monaten im neuen Geschäftsjahr erfolgt. Die Tatbestandsvoraussetzungen liegen nicht vor. (§ 249 I 2 Nr. 1 HGB)

    Info
    Zurückgestellt werden können nur die Beträge, die als Erhaltungsaufwand einzuordnen sind. Handelt es sich bei den Instandhaltungsarbeiten um  einen aktivierungspflichtigen Aufwand (z.B. Generalüberholung), kann eine Rückstellung nicht gebildet werden, vgl. Rz. 359a.

  5. Die Höhe der zu bildenden Instandhaltungsrückstellung bemisst sich nach der Höhe des voraussichtlich entstehenden Reparaturaufwands nach vernünftiger Beurteilung der jeweiligen Maßnahme.

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letzte Änderung W.V.R. am 29.06.2023
Autor(en):  Günther Wittwer

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