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Betriebsprüfung - Ablauf, Tipps und Checkliste

Birgit Wichmann
 

Immer mehr Betriebsprüfer nehmen in der Finanzverwaltung ihren Platz ein. Das Finanzamt rüstet auf und nun geraten auch kleine und mittelständische Unternehmen immer stärker in das Visier der Betriebsprüfung. Zukünftige Betriebsprüfungen sollten deshalb immer gut vorbereitet, durch einen Steuerberater begleitet und nachbearbeitet werden. Negative Auswirkungen können so vermieden werden, denn alle Jahr wieder verdient der Staat mehrere Milliarden Euro durch Betriebsprüfungen. Ein Betriebsprüfer nimmt es also sehr genau und drückt selten einmal ein Auge zu.

Treffen kann es jeden, ob Freiberufler oder Gewerbetreibender. Bei der Buchhaltung und den Steuererklärungen sollte daher immer auf die erforderliche Sorgfalt geachtet werden. Doch keine Panik, wenn es das eigene Unternehmen trifft. Eine gute Vorbereitung ist alles. Dazu zählt auch der jährliche Prüfcheck durch den Steuerberater. Doch man kann auch selbst einiges tun, um die eigenen Nerven zu beruhigen und die Betriebsprüfung zu beschleunigen.

Was ist eine Betriebsprüfung?

Jedes Finanzamt hat die Möglichkeit, die Buchhaltung von Unternehmen auch unabhängig von den Steuererklärungen zu kontrollieren. Der Besuch des Betriebsprüfers wird jedoch angemeldet und kann im Unternehmen oder beim Steuerberater erfolgen. Manchmal kontrolliert das Finanzamt auch in den eigenen Räumlichkeiten. Bezeichnet wird der Besuch des Betriebsprüfers als Außen- oder Betriebsprüfung. Übrigens sind derartige Nachkontrollen auch für Privathaushalte nicht ausgeschlossen.

Viele Betriebsprüfungen laufen heute digital, also vollkommen elektronisch ab. Der Betriebsprüfer möchte in so einem Fall Einsicht in die digitalen Daten der Buchhaltung. Das betroffene Unternehmen wird schriftlich oder telefonisch über den geplanten Besuch informiert. Im § 196 AO (Abgabenordnung) ist festgelegt, dass der Umfang der Betriebsprüfung schriftlich oder elektronisch in einer Prüfungsanordnung mit Rechtsbelehrung bekannt zu geben ist. In der Prüfungsanordnung steht, welche Steuerart, Prämien, Zulagen, Steuervergütungen und Zuschüsse geprüft werden sollen und welcher Prüfungszeitraum festgesetzt wird. In der Regel sind es drei Jahre. Welcher Steuerprüfer die Außenprüfung vornimmt, kann mitgeteilt werden, muss aber nicht.

Der Ablauf einer Betriebsprüfung

Jede Betriebsprüfung beginnt mit der Anmeldung der Prüfung und der Prüfungsanordnung durch das Finanzamt. Im Regelfall findet die Betriebsprüfung in den Räumen des Unternehmens oder bei seinem Steuerberater statt. Kann dem Betriebsprüfer aber kein Arbeitsplatz zur Verfügung gestellt werden, so kann die Außenprüfung auch im Finanzamt stattfinden. 

Letzte Änderung W.V.R am 28.03.2023

Autor(en): Birgit Wichmann
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