Keine Angst vor der digitalen Rechnung

Wolff von Rechenberg
Onlinehändler dürfen auf Papierrechnungen für ihre Kunden verzichten. Doch Geschäftskunden brauchen die elektronische oder digitale Rechnung nicht zu fürchten. Sie gilt inzwischen auch ohne digitale Signatur.

Amazon will künftig auf Papierrechnungen verzichten. Mit einer entsprechenden Ankündigung hatte das Onlinekaufhaus Diskussionen ausgelöst. Geschäftskunden fürchteten um ihren Vorsteuerabzug, wenn eine Rechnung als PDF nicht anerkannt wird. Schließlich galt die elektronische Rechnung nur mit digitaler Signatur als rechtssicher. Viele Geschäftskunden von Amazon stellten die Frage: Dürfen die einfach die Papierrechnung weglassen und den Kunden auf eine PDF-Rechnung zum Download verweisen?

Versand ohne Papierrechnung rechtlich einwandfrei

Aus der Sicht der Finanzbehörden steht dem Vorgehen von Amazon rechtlich nichts entgegen. Das bestätigten die Oberfinanzdirektionen von Rheinland-Pfalz und Niedersachsen auf eine Anfrage des Rechnungswesen-Portals § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG) formuliert einen die Rechnung auf Papier als Regelfall. Nur mit Zustimmung des Kunden kommt auch eine elektronische Rechnung in Frage.

In Abschnitt 14.4 Umsatzsteueranwendungserlass (UStAE) erklärt der Gesetzgeber allerdings Papier- und Digitalrechnung als gleichwertig. Die Zustimmung zur elektronischen Rechnung bedarf demnach keiner besonderen Form. Es reicht ein Hinweis in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen. Der Gesetzgeber geht aber auch von einem Einvernehmen aus, wenn "die Beteiligten diese Verfahrensweise tatsächlich praktizieren und damit stillschweigend billigen." (Abschnitt 14.4 Abs. 1 UStAE)


Regeln für elektronisch übermittelte Rechnungen

Die elektronische Rechnung darf auf folgenden Wegen übermittelt werden:
  • E-Mail (Dateianhang)
  • De-Mail
  • Download
  • Elektronische Datenübertragung (EDI)

Elektronisch übertragen wird auch ein Fax. Eine Rechnung auf Fax gilt jedoch als Papierrechnung. Papier- und elektronische Rechnungen gelten als ordnungsgemäß übermittelt, wenn
  • die Echtheit der Herkunft,
  • die Unversehrtheit des Inhalts und
  • die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet sind.

Natürlich müssen alle Anforderungen an eine Rechnung nach § 14 Abs. 4 und § 14a UStG erfüllt sein. Unternehmen sollten beachten: Als lesbar gilt eine Rechnung nur, wenn ihr Inhalt für das menschliche Auge erfassbar ist. Daraus ergibt sich, dass strukturierte Rechnungsdaten - beispielsweise in XML-Dateien - erst in eine lesbare Form gebracht werden müssen, in eine PDF- oder Textdatei beispielsweise.

Kontrollverfahren für die Online-Rechnung

Elektronische Rechnung? Nur mit digitaler Signatur! Diese Regel hat das Bundesfinanzministerium mit Schreiben vom 2. Juli 2012 erheblich gelockert. Abschnitt 14.4 UStAE basiert auf diesem Schreiben. Diese Vorschrift fordert nun ein innerbetriebliches Kontrollverfahren, das Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit einer digitalen Rechnung gewährleisten soll.

Wie ein solches Verfahren im Detail aussehen soll, überlässt der Gesetzgeber den Unternehmen. Diese Formulierungen verunsichern den Steuerzahler. Dabei steht dahinter eine ganz einfache Forderung: Die Rechnung muss alle Anforderungen erfüllen. Außerdem muss einer Rechnung eine Leistung gegenüberstehen. Dieser Zusammenhang muss geprüft sein, was in Unternehmen ohnehin geschieht, bevor eine Rechnung bezahlt wird.
Tipp: Unternehmer sollten sich von solchen Formulierungen nicht verunsichern lassen. Wer nachweisen kann, dass einer Rechnung auch eine Leistung gegenübersteht, der bewegt sich auf sicherem Boden.

Fazit: Keine Angst vor digitalen Rechnungen

Noch zählen die Deutschen zu den Skeptikern der digitalen Rechnung. 32 Milliarden Rechnungen und Kassenbelegen werden jährlich in Deutschland ausgefertigt. Daran habe die elektronische Rechnung einen Anteil im einstelligen Prozentbereich, schätzte die Goethe-Universität Frankfurt am Main 2013.

Wenn ein Branchenriese wie Amazon die Papierrechnung abschafft, wird dieser Anteil deutlich steigen. Andere Onlinehändler werden folgen oder setzen schon heute ebenfalls auf die digitale Rechnung.

Bedenken gegen die elektronisch übermittelte Rechnung auf Seiten von Unternehmen und Selbstständigen sind unbegründet. In seinem Schreiben vom 2. Juli 2012 schreibt das Ministerium:
"Eine inhaltlich richtige Rechnung (gemeint: richtige Leistung, richtiger Leistender, richtiges Entgelt, richtiger Zahlungsempfänger) rechtfertigt die Annahme, dass bei der Übermittlung keine die Echtheit der Herkunft oder die Unversehrtheit des Inhalts beeinträchtigenden Fehler vorgekommen sind."
Das bedeutet: Wer dem Finanzamt eine korrekte Rechnung vorlegt, bewegt sich auf rechtssicherem Boden – auch ohne digitale Signatur.




Quelle: OFD Koblenz, OFD Niedersachsen, UStAE, UStG
letzte Änderung W.V.R. am 28.11.2023
Autor(en):  Wolff von Rechenberg
Bild:  panthermedia.net / dearza


Autor:in
Herr Wolff von Rechenberg
Wolff von Rechenberg ist Wirtschaftsjournalist und versorgt seit 2012 die Fachportale der reimus.NET mit News und Fachartikeln.
weitere Fachbeiträge des Autors | Forenbeiträge

Bleiben Sie auf dem Laufenden mit unserem Newsletter

Tragen Sie sich für den kostenfreien und unverbindlichen Newsletter von Controlling-Portal.de ein und erhalten Sie jeden Monat aktuelle Neuigkeiten für Controller. Wir informieren Sie über neue Fachartikel, über wichtige News, aktuelle Stellenangebote, interessante Tagungen und Seminare. Wir empfehlen Ihnen spannende Bücher und geben Ihnen nützliche Excel-Tipps. Verpassen Sie nie mehr wichtige Diskussionen im Forum und stöbern Sie in Software-Angeboten, die Ihnen den Arbeitsalltag erleichtern. Beispiel-Newsletter >>

Jetzt Newsletter gratis erhalten

Premium-Stellenanzeigen



Eigenen Fachbeitrag veröffentlichen? 

Sie sind Autor einer Fachpublikation oder Entwickler einer Excel-Vorlage? Gern können Sie sich an der Gestaltung der Inhalte unserer Fachportale beteiligen! Wir bieten die Möglichkeit Ihre Fachpublikation (Fachbeitrag, eBook, Diplomarbeit, Checkliste, Studie, Berichtsvorlage ...) bzw. Excel-Vorlage auf unseren Fachportalen zu veröffentlichen bzw. ggf. auch zu vermarkten. Mehr Infos >>

Kommentar zum Fachbeitrag abgeben

Element 150710 wurde nicht gefunden

Controlling- Newsletter

Neben aktuellen Neuigkeiten für Controller und neu eingegangene Fachartikel, informieren wir Sie über interessante Literaturtipps, Tagungen , Seminarangebote und stellen Ihnen einzelne Software- Produkte im Detail vor.
Werden Sie jetzt monatlich über
neue Fachbeiträge, Controlling-Tools und News informiert! Zur Newsletter-Anmeldung >>

Über 3.000 Artikel und Vorlagen

Community_Home.jpg






Werden Sie Mitglied in einer großen Controller-Community (fast 12.000 Mitglieder!) und erhalten Zugriff auf viele Inhalte und diskutieren ihre Fragen im Controlling-Forum.

Sehen Sie hier die neuesten Fachbeiträge >>

Eine neue Stelle?

Mit dem Studium fertig, Umzug in eine andere Region, Aufstiegschancen nutzen oder einfach nur ein Tapetenwechsel? Dann finden Sie hier viele aktuell offene Stellen im Controlling.
Zu den Stellenanzeigen >>

Zukunft_Aussicht_Menschen_Fernglas_pm_prometeus_315.jpg

Sie suchen einen Controller? Mit einer Stellenanzeige auf Controlling-Portal.de erreichen Sie viele Fachkräfte. weitere Informationen >>

KLR-Begriffe von A bis Z

A-C   D-F   G-I   J-L   M-R   S-U   V-Z 

Testen Sie ihr Wissen mit unseren Aufgaben und Lösungen im Bereich Kostenrechnung >>

Sie haben eine Frage?

Ratlos_Verwirrt_pm_RainerPlendl_400x275.jpg

Nutzen Sie kostenfrei das Forum für Controller und und diskutieren ihre Fragen zu Controlling-Themen.

Riesen- Ressource

Auf Controlling-Portal.de sind bereits über 1.500 Fachbeiträge veröffentlicht und ständig kommen neue dazu.

Zu den neuesten Fachbeiträgen >>
Zu den derzeit meistgelesenen Fachbeiträgen >>
Zu den Premium-Beiträgen >>

Sie möchten auch einen Fachbeitrag hier veröffentlichen? Dann erhalten Sie hier weitere Informationen >>

Amüsante Glosse

Zweifel_Denken_Frau_Brille_pm_luckyraccoon_400x300.jpg

Erfolgreiche Unternehmer einer Kleinstadt treffen sich regelmäßig im örtlichen Golfclub und diskutieren mit Ihrer Lieblingskellnerin und BWL-Studentin Pauline betriebswirtschaftliche Probleme. Amüsant und mit aktuellem Bezug geschrieben von Prof. Peter Hoberg.

Zur Serie "Neulich im Golfclub" >>

Sie möchten sich weiterbilden?

mann-treppe-up-karriere_pm_pressmaster_B10716345_400x300.jpg

In unserer Seminar-Rubrik haben wir einige aktuelle Seminar- und Kurs-Angebote für Controller, u.a. auch Kurse zum Controller / IHK zusammengestellt.

Talentpool - Jobwechsel einfach!

HR-Bewerbung-Digital_pm_yupiramos_B123251108_400x300.jpg

Tragen Sie sich kostenfrei im Talentpool auf Controlling-Portal.de ein und erhalten Jobangebote und Unterstützung beim Jobwechsel durch qualifizierte Personalagenturen.

Veranstaltungs-Tipp

250128_dm_ReimusBanner-290x120-März.png
Erleben Sie die ReWeCo 2025 vom 8. bis 10. Mai in Mannheim: Top Keynotes, Themen wie E-Rechnung, KI & Nachhaltigkeit sowie Top-Aussteller warten auf Sie auf der größten Kongressmesse für Rechnungswesen und Controlling!   www.reweco.de

Controlling-Software gesucht?

controlling_Dashboard_pm_ml12nan_B9707546_400x300.jpg

Verschaffen Sie sich hier einen Überblick >>
Anzeige
Excel-Vorlagen für Controlling und Rechnungswesen

Stellenanzeigen

Office Manager & Personal Assistant (w/m/d)
Das Institut für Management und Controlling (IMC) der WHU ist ein führender Think Tank im Bereich Controlling und Unternehmenssteuerung. Unter der Leitung von Prof. Dr. Lukas Löhlein, Prof. Dr. Marko Reimer und Prof. Dr. Utz Schäffer bündelt das Institut die zahlreichen Forschungs-, Lehr-... Mehr Infos >>

Group Controller (m/w/d)
Wir bei TEDi arbeiten in einem der führenden Unternehmen der Nonfood-Branche. Seit der Firmen­gründung im Jahr 2004 wachsen wir nachhaltig und beschäftigen derzeit europaweit rund 35.000 Mitarbeiter (m/w/d) in über 3.200 Filialen und unserer Unternehmens­zentrale in Dortmund. Für unseren ... Mehr Infos >>

Controller (w/m/d)
Heben Sie mit uns ab und begleiten Sie als Controller*in das SCHROTH Team auf seiner außer­gewöhnlichen Mission! Mit der Raumkapsel auf Weltraum­mission, beim Formel-1-Racing auf die Zielgerade, oder mit dem Rettungs­hubschrauber Einsätze fliegen: Wo Sicher­heits­produkte von SCHROTH zum Einsatz ... Mehr Infos >>

Junior Business Controller*in (m/w/d)
A+W ist weltweiter Marktführer für Software in der Flachglas- sowie der Fenster- und Türenindustrie mit Hauptsitz in Mittelhessen, Deutschland. Gegründet auf einem krisensicheren Fundament vor über 40 Jahren, ist unser Unternehmen Teil der großen Familie der Constellation Software Inc., die n... Mehr Infos >>

Controller*in (m/w/d)
Das sind wir: Modernes Akut­kranken­haus in kommunaler Trägerschaft, Maximal­versorger, 813 Betten, 16 Kliniken, zwei Institute und ein medizi­nisches Versorgungs­zentrum. Unsere größte Stärke: Rund 2.500 engagierte Kolleginnen und Kollegen. Wir sind einer der größten Ausbil­dungs­betriebe der St... Mehr Infos >>

Finance Allrounder – Controlling, Reporting & Buchhaltung (m/w/d)
Als kommunales Wohnungsunternehmen stehen wir für zukunftsorientiertes, nachhaltiges Bauen und Wohnen. Um unsere Finanzabteilung weiter zu stärken, suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte und analytisch starke Persönlichkeit als Finance Allrounder - Controlling, Reporting & Buchh... Mehr Infos >>

Controller (m/w/d)
Egal, ob in Gebäuden, im Auto, im Zug oder im Straßenbau: Sicherer Zugang und verantwortungsvoller Umgang mit essenziellen Ressourcen – wie Wasser, Strom, Daten, Luft – ist entscheidend für unsere Lebensqualität. Genau dafür setzen wir uns als FRÄNKISCHE Group seit mehr als 115 Jahren ein. Bei un... Mehr Infos >>

Controller (m/w/d) − Production Controlling (m/w/d)
LITEF-Produkte sind weltweit in einer Vielzahl von Anwendungen im Einsatz. Unsere Lösungen und Erfahrungen bieten wir Kunden, die dynamische Vorgänge (Beschleunigungen und Drehungen) messen und regeln wollen, Lage und Kurs von Fahrzeugen ermitteln oder navigieren wollen – auf dem Land, in... Mehr Infos >>

Weitere Stellenanzeigen im Stellenmarkt >>

Folgen Sie uns!

panthermedia_B90564160_patronestaff_310px.jpg

Controlling-Portal auf:
Facebook >> und  Linkedin >>

Veranstaltungs-Tipp

it-kurse-excel-und-controlling-bei-pc-college.png
Sie sind Controller und wollen Ihre Excel oder Power-BI Kenntnisse verbessern? Dann sind unsere Excel /Power-BI Schulungen genau das Richtige für Sie! Lernen Sie, wie Sie Daten effizient analysieren, visualisieren und präsentieren können. Nutzen Sie die Vorteile von Pivot-Tabellen, Formeln, Makros und mehr. Melden Sie sich jetzt an und werden Sie zum Excel oder Power-BI Profi!  Mehr Infos >>  

JOB- TIPP

Karriere_290px.png
Sind Sie auf der Suche nach einer neuen Herausforderung? Interessante Stellenangebote für Controller finden Sie in der Controlling-Portal Stellenbörse. Immer auf dem Laufenden bleiben und neue Jobangebote mit dem Jobletter automatisch erhalten? Zur Jobletter-Anmeldung >>
 



aufgefallen ?!


Ihre Werbung hier !






Excel-Tools für Controller!

Diagramme_Charts_pm_chormail@hotmail-com_B347361660_400x300.jpg

Über 500 Vorlagen direkt zum Download. Verschaffen Sie sich einen Überblick >>

Software-Tipps

LucaNet_simply_intelligent_Logo_RGB.jpg
LucaNet.Financial Consolidation ist die Software für eine prüfungssichere Konsolidierung, die alle Funktionen für die Erstellung eines legalen Konzernabschlusses nach unterschiedlichen Rechnungslegungsstandards bietet.
Mehr Informationen >>

Weitere Controlling-Software-Lösungen im Marktplatz >>

Projekt Toolbox

Bild Projekt Toolbox.png
Die Projekt-Toolbox enthält 10 nützliche Excel Vorlagen, die sich erfolgreich im Projektmanagement bewährt haben. Ideal für Projektleiter und Mitarbeiter aus dem Projektmanagement.
Mehr Informationen >>

Strategie-Toolbox mit verschiedenen Excel-Vorlagen

PantherMedia_Wavebreakmedia_ltd_400x289.jpg
Die Strategie-Toolbox enthält 10 nützliche Excel Vorlagen, die sich erfolgreich in der Strategie bewährt haben. Alle Tools sind sofort einsatzbereit und sind ohne Blattschutz. Damit können die Vorlagen individuell angepasst werden.
Mehr Informationen >>

Weitere über 400 Excel-Vorlagen finden Sie hier >>

Titel mit Banner Ebook Controlling-Instrumente_Kristoffer-Ditz.jpg

E-Book Controlling-Instrumente

Der erfahrene Controller und Excel-Coach Kristoffer Ditz stellt in seinem E-Book "Controlling-Instrumente" mit ebenso einfachen wie hilfreichen Tools für alle Controller-Lebenslagen vor. Preis 8,90 EUR hier bestellen >>

Excel TOP-SellerRS Liquiditätsplanung L

PantherMedia_pannawat_B100513902_400x300.jpg
Die RS Liquiditätsplanung L ist ein in Excel erstelltes Werkzeug für die Liquiditätsplanung von Kleinunternehmen sowie Freiberuflern. Die Planung erfolgt auf Basis von veränderbaren Einnahmen- und Ausgabepositionen. Detailplanungen können auf extra Tabellenblättern für z.B. einzelne Projekte oder Produkte vorgenommen werden. 
Mehr Informationen >>

Rollierende Liquiditätsplanung auf Wochenbasis

Dieses Excel-Tool bietet Ihnen die Grundlage für ein Frühwarnsystem. Der erstellte Liquiditätsplan warnt Sie vor bevorstehenden Zahlungsengpässen, so dass Sie frühzeitig individuelle Maßnahmen zur Liquiditätssicherung einleiten können. Gerade in Krisensituationen ist eine kurzfristige Aktualisierung und damit schnelle Handlungsfähigkeit überlebenswichtig. Mehr Informationen >>

Strategie-Toolbox mit verschiedenen Excel-Vorlagen

Die Strategie-Toolbox enthält 10 nützliche Excel Vorlagen, die sich erfolgreich in der Strategie bewährt haben. Alle Tools sind sofort einsatzbereit und sind ohne Blattschutz. Damit können die Vorlagen individuell angepasst werden.
Ideal für Mitarbeiter aus dem strategischen ManagementMehr Informationen>>

Weitere über 400 Excel-Vorlagen finden Sie hier >>

Software-Tipp

Liquiditätsplanung_Fimovi.jpgRollierende Liquiditätsplanung auf Wochenbasis. Mit der Excel-Vorlage „Liquiditätstool“ erstellen Sie schnell und einfach ein Bild ihrer operativen Liquiditätslage für die nächsten (bis zu 52) Wochen. Mehr Infos und Download >>