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Planungsgrundsätze von Excel-basierten Finanzmodellen - Fehler vermeiden
Vermeintliche Fehleranfälligkeit von Excel-Modellen
Seit vielen Jahren wird Excel von Softwareanbietern, die ihre Produkte für Planung, Reporting, Datenanalyse, Business Intelligence, Risikoanalyse etc. verkaufen wollen, totgesagt. Dabei wird insbesondere mit der vermeintlichen Fehleranfälligkeit und damit der zweifelhaften Qualität der Excel-Modelle argumentiert. Dennoch ist Excel immer noch die führende Software in den Controlling-Abteilungen, u.a. wegen der enormen Flexibilität und der nahezu unbegrenzten Möglichkeiten die dieses Werkzeug bietet. Zeit, sich näher mit dem Thema „Fehlervermeidung“ zu beschäftigen, um den Kritikern weiter Wind aus den Segeln zu nehmen und sicherzustellen, dass Excel-basierte Finanzmodelle möglichst fehlerfrei auch höchsten Qualitätsansprüchen gerecht werden.
Kompetenzbereiche zur Erstellung von Finanzmodellen
Grundsätzlich erfordert die Erstellung professioneller Modelle 1. betriebswirtschaftliches Grundlagenwissen, 2. praktisches Umsetzungs-Know-how in Excel und 3. Kenntnisse über Grundsätze und Standards zur ordnungsgemäßen Erstellung von Excel-basierten Finanzmodellen. Gerade der letzte Punkt ist vielen Anwendern weitgehend unbekannt, bietet aber ein enormes Potential.
Dabei handelt es sich nicht um Excel-Know-how i.e.S. oder spezielle finanzmathematische Funktionen, sondern um eine „Planungsphilosophie“, die Struktur, Format und Methodik beschreibt, um die zentralen Ziele Transparenz, Nachvollziehbarkeit, Qualität und Fehlerfreiheit eines Planungsmodells sicherzustellen.
Diese Grundsätze wurden von Experten mit jahrzehntelanger Erfahrung entwickelt und haben sich auch international als Standard etabliert (vgl. z.B. fast-standard.org/). Allein der Umfang dieser frei herunterladbaren Empfehlungen zeigt, dass mit diesem Thema ein ganzer Tagesworkshop gefüllt werden kann. An dieser Stelle wollen wir lediglich ausgewählte Grundsätze ansprechen, welche die Fehlerfreiheit bspw. von Finanzplanungen erhöhen. Dabei soll jeweils auch die praktische Umsetzung in Excel gezeigt werden. Die hier erläuterten Beispiele (und viele weitere) finden Sie auch in der kostenlosen Download-Datei am Ende des Artikels.
Ziel 1: Hohe Transparenz und Nachvollziehbarkeit erzielen
Hier helfen gleich mehrere Prinzipien, um die Wahrscheinlichkeit von Fehlern zu verringern.
- Trennung von Annahmen, Berechnungen und Ergebnissen (jeweils auf eigenen Blättern).
- Jede Unterplanung ebenfalls auf einem separaten Tabellenblatt (Umsatz-, Kosten-, Personal-, Investitionsplanung etc.)
- Zeitachse auf jedem Blatt identisch und nur auf einem Blatt "Timing" einmalig, flexibel ermitteln (Erster Planmonat bspw. immer in Spalte J, zweiter in Spalte K etc.)
- Einheiten (nicht nur) bei Eingabezellen klar kenntlich gemacht (Beschriftung in eigener Spalte)
- In jeder Zeile nur eine Formel, die durchkopiert werden kann. Damit verbunden die Empfehlung monatlich zu planen. Ergebnisse können später einfach mittels SUMMEWENN-Funktion zu Quartalen, Halbjahren etc. aggregiert werden.
- Nutzung von Zellformatvorlagen (wg. Transparenz und Zeitersparnis)
Die von vielen Nutzern sträflich vernachlässigten Zellformatvorlagen in Excel, sind ein mächtiges Werkzeug, das ihnen auch bei komplexen Formatierungen sehr viel Zeit und Arbeit ersparen und für einheitliche, professionell aussehende Finanzmodelle sorgen kann.
Die wesentlichen Vorteile bei Verwendung von Zellenformatvorlagen sind:
- Erheblicher Zeitgewinn, da auch komplexe Formatierungen mit einem Klick erstellt werden können.
- Professionelles und stringentes Layout (hohe Transparenz).
- Schnelle und einfache (auch nachträgliche) Anpassungen für die gesamte Arbeitsmappe möglich.
Es wird empfohlen, sich im Rahmen der Erstellung von Excel-Modellen die durchgehende Benutzung von Zellformatvorlagen anzugewöhnen. D.h. nach jeder Eingabe sollte direkt die Zuweisung einer entsprechenden Zellenformatvorlage erfolgen.
Abb. 1
Um eine entsprechende Vorlage anzuwenden markieren Sie eine Zelle oder einen Zellbereich den Sie formatieren wollen. Wählen Sie im Register Start => Gruppe Formatvorlagen => Zellenformatvorlagen eine aus (vgl. Abb. 1). Sobald Sie mit der Maus auf eine der Zellformatvorlagen klicken wird diese zugewiesen.
Eigene Zellformatvorlagen erstellen können Sie, indem Sie eine beliebige Zelle vollständig nach ihren Vorstellungen formatieren und anschließend die Übersicht mit den Formatvorlagen ausklappen und dort auf Neue Zellenformatvorlage … klicken. Geben Sie noch einen kurzen aber aussagefähigen Namen ein und haken anschließend noch die gewünschten Optionen an, die später bei der Zuweisung dieser Formatvorlage übertragen werden sollen. Die Download-Datei zu diesem Beitrag enthält ein vollständiges Zellformatvorlagen-Set (ca. 40 verschiedene), mit dem alle möglichen - auch englischsprachige - Finanzmodelle erstellt werden können.
Wichtig: Bedingte Formatierungen und Gültigkeiten (= Datenüberprüfung) lassen sich nicht in Zellformatvorlagen hinterlegen. Derartige Zellen können aber einfach kopiert werden (siehe weiter unten).
Letzte Änderung W.V.R am 09.04.2020
Autor(en): Dirk Gostomski
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