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Aufbau einer beispielhaften IT - Kostenrechnung

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[ geschlossen ] Aufbau einer beispielhaften IT - Kostenrechnung
1.
05.03.2008 20:11:03
Hallo,

ich stehe vor einem kleinen Problem:
KMU mit 600 Mitarbeitern, 40 Lokationen (als eigenständige Kostenstellen mit Budget), 50 Servern und 400 Pc-Arbeitsplätzen, vollvernetzt.
Aber ohne IT-Kostenrechung...

Die Fibu bucht alles gnadenlos auf '49300 - Edv-Kosten'...
Und in der Anlagebuchhaltung landet auch nicht alles, da viele Komponenten (Monitor, Drucker etc.) nicht aktiviert werden müssen...

Also habe ich am Jahresende eine sechstellige Zahl unter als Saldo unter '49300 - Edv-Kosten' stehen...  zwar gebucht gegen die jeweiligen Kostenstellen, aber ich kann nicht sagen welche Kosten für Bereitstellung von Diensten, Wartung/Instandhaltung etc. angefallen sind, was ein Pc-Arbeitsplatz eine Kostenstelle kostet etc.
Kurz: es mangelt an Transparenz.

Das möchte ich gerne ändern und eine IT-Kostenrechnung einführen die erklärt wo welche Kosten angefallen sind.

Zu Anfang würde ich gerne ein kleines, beispielhaftes Modell entwickeln, daß zumindest die Kostenarten und ihre Verteilung auf die Kostenstellen transparent macht sowie die wichtigsten Kostenträger definiert.

Hat hier jemand Interesse sich an einem solchen Projekt zu beteiligen?

Viele Grüße,
dwe
 
 
2.
06.03.2008 08:39:23
Hallo,

wie stellen Sie sich die Umsetzung des Projektes vor?

Gruß Alex
 
 
3.
06.03.2008 19:25:54
Hallo Alex07,

als 'Arbeitsplattform' dachte ich erstmal an ein Wiki, (kann ich zur Verfügung stellen), die Texte würden unter einer freien Lizenz stehen.

Umsetzung:

In einem ersten Schritt würde ein Szenario entwickelt, zb. ein Unternehmen mit einer Zentrale (mit GL,Fibu,Pa und EDV), zwei produzierenden Aussenstellen sowie zwei weiteren die Beratungsleistungen erbringen (ohne Bezug zu den in den Produktionsstandorten hergestellten Erzeugnissen). IT-Dienstleistungen werden sowohl eingekauft als auch selbst bereitgestellt.


In einem zweiten Schritt käme das Festlegen/Identifizieren von typischen IT-Dienstleistungen, z.b.: Bereitstellen von Pc-Arbeitsplätzen, Netzwerkinfrastrukur innerhalb eines Standortes, Fachanwendungen die spezifisch für einen Standort sind, solche, die von zwei Standorten gemeinsam genutzt werden, eingekaufte Dienstleistungen etc. - kurzum ein Ausschnitt des typischen Mix den man wohl überall findet.
Die Verfahren und die beteiligten Elemtente sowie Parameter könnte ich liefern (z.b. Verfahren WAWI, PA mit externer Lohnrechnung etc)


Die Grundannahmen wären, daß:
a) Verfahren, die von der zentralen EDV betrieben, aber z.b. nur von den Produktionsstandorten eingesetzt werden, Kosten verursachen, die aufgrund eines mangelhaften Verteilerschlüssels blind als 'Gemeinkosten Zentrale' auf die anderen Standorte mit umgelegt werden.

b) die Leitung der einzelnen Aussenstellen derzeit nicht in der Lage ist, die bei ihr anfallenden jährlichen IT-Kosten (z.b. Prozesse/Verfahrenskosten, Wartung/Instandhaltung, Neuanschaffung etc. gescheit in den Haushalt der Aussenstelle einzuplanen.

c) die oberste Leitung nicht in der Lage ist, beispielsweise die jährlichen Kosten für den Betrieb von übergreifenden Verfahren von Fibu, PA etc. zu bewerten und sowie die Gesamt-IT-Kosten nicht kennt.

d) es keine Kennzahlen zur Effektivitätsbewertung der eingestzten IT-Infrastruktur sowie Verfahren gibt.

Also quasi ein ziemliches 'Worst-Case'-Szenario. ;-)

Viele Grüße,
dwe
 
 
4.
06.03.2008 20:08:35
Noch ein kleiner Hinweis zur Ergänzung. Selbstverständlich müssen Drucker, Monitore etc. aktiviert werden. Eine Voraussetzung für die Behandlung eines Wirtschaftsgutes ist, das es auch alleine genutzt werden kann. Das kann ein PC-Peripheriegerät nicht. Ein Drucker und ein Monitor ist für sich alleine nutzlos. Deswegen ist es wie ein PC über drei Jahre abzuschreiben. Hat das Eure Wirtschaftsprüfung / Betriebsprüfung nie bemängelt?
 
 
5.
06.03.2008 20:31:38
Zitat
Dieckmann quote:
Noch ein kleiner Hinweis zur Ergänzung. ... Hat das Eure Wirtschaftsprüfung / Betriebsprüfung nie bemängelt?

Nein, bisher nicht. Zumindest Drucker, Scanner etc. werden einfach als GWG sofort abgeschrieben, Dinge wie Maus, Tastatur, externe Platten etc. gleich als Edv-Kosten gebucht, obwohl nicht eigenständig nutzbar.

Dankeschön für den Hinweis!

Viele Grüße,
dwe
 
 
6.
03.04.2008 14:25:29
Hallo,
hier eine erste Aufstellung der m.E. mindestens notwendigen Schritte - Ergänzungen und Kommentare sind SEHR willkommen...

@Alex07: wir hatten uns wohl missverstanden :-)
Ich nehme an, Ihre Frage nach der Realisierung bezog sich eher auf das u.g., oder?

Grüße,
dwe

Projektschritte (noch sehr grob):

Festlegen der Ziele:
** Reduzierung der IT-Gemeinkosten durch innerbetriebliche Leistungsverrechnung von verursacherzuordnenbaren IT-Dienstleistungen
** Ermittlung von Finanzkennzahlen für ein IT-Kennzahlensystem
** Bereitstellen von Daten für Budgetierung / Haushaltsplanung?
** Ermitteln von Einsparmöglichkeiten

Festlegung der Resourccen:
* * je 1x IT, CTRL, FIBU

übliches Genehmigungsverfahren für Projekte + Freigabe

Feststellen:
* ob eine IT-Kore innerhalb der bestehenden Fibu realisiert werden kann
* ob und wie Buchungen komplett aus der Fibu exportiert werden können
* welche Werkzeuge für die Verarbeitung ausserhalb der Fibu benötigt werden

Vorarbeiten IT: Erstellen folgender Listen:
* Leistungsverzeichnis für die IT-Infrastruktur: Systeme, Dienstleistungen etc.
* Prozesslandkarte mit den jeweils beteiligten Verfahren, Systemen, Anwendern sowie gegebenenfalls sonstiger genutzer Resourcen


Vorarbeiten FIBU: Erstellen folgender Listen:
** Konten der IT – Lieferanten
** Konten, auf die IT – bezogene Kosten gebucht werden
** Kostenstellen, auf die IT – bezogene Kosten gebucht werden

Festlegen von:
** IT – Kostenarten (auf jeden Fall nach ITIL, Granularität muss aber festgelegt werden)
** IT – Kostenstellen (z.b. für Verfahren)

Export von Buchungssätzen für Test-Aufbereitung:
* anhand der obigen Kontenlisten
* aus dem vorherigen, abgeschlossenen Geschäftsjahr

Identifizieren von:
* IT-Kosten, die bereits auf Endanwender verteilt werden, und zwar:
** anteilig (z.b. Kosten WAWI nur auf Produktionsstätten)
** voll (z.b. Kosten externer IT-Supporter nach Zeitaufwand pro Lokation)
** unvollständig (z.b. nur Lizenzkosten für Wawi aber nicht Serverbetrieb wird auf Produktionsstätten umgelegt )
** falsch (z.b. o.g. Kosten für Betrieb Wawi wird über Gemeinkosten auch auf Nicht-Produktionsstätten umgelegt)
** gar nicht (Kosten verbleiben auf Kostenstelle 'Zentrale' und werden als Gemeinkosten umgelegt obwohl eine Zuordnung zu Verfahren / Anwendern möglich wäre)

Festlegen des Berichtswesens:
* nach Verfahren / Dienstleistungen
* Zeiträume

Prototyping: Datenaufbereitung
* entweder auf Testsystem oder mittels Excel
* Schlüsseln der Buchungssätze gemäß It-Kostenarten- und IT-Kostenstellenplan
* Testverarbeitung: Zuordnung der Buchungen zu IT-Kostenstellen
* Auswertung
 
 
7.
04.04.2008 10:13:20
Hallo dwe,

ich komme zwar nicht aus der IT-Branche, aber deine grobe Gliederung sieht schonmal sehr gut aus.

Gruß Reaper
 
 
 
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